Trabajar como Freelance en 9 pasos: La Guía Completa
Cómo ser freelance: las 9 cosas que necesitas para trabajar por tu cuenta desde casa
1. Calcular cuánto necesitas ingresar para poder vivir
Este artículo está enfocado a aquellos que se quieren dedicar 100% a ser freelancers. Por ello, la primera cosa que te recomendamos que hagas es calcular qué ingresos necesitas para poder vivir con relativa tranquilidad. Asimismo, necesitarás saber cuántas horas vas a trabajar al día y cuánto debes cobrar por hora de trabajo.
Para facilitar esta tarea, existen calculadoras online en las que puedes realizar estimaciones sobre cuál debería ser tu sueldo, tu precio por hora, etc. A continuación puedes acceder a algunas de ellas:
billin.net/calculadora-freelance-horas
calculadorafreela.com
calculadoraconversor.com/calculadora-freelance
2. Saber cómo promocionarte y vender tus servicios
Algunas preguntas que debes responder antes de empezar tu carrera como freelance son:
¿Qué ofrezco a mi público? ¿Hay muchos profesionales que ofrecen lo mismo que yo? Si ya los hay, ¿qué me hace diferente? ¿Eso que me hace diferente es un aliciente para el público? Si no hay profesionales que ofrecen lo mismo que yo, ¿por qué debería pensar que la gente demanda este tipo de servicios? Y si hay demanda, ¿quiénes son los que demandan? ¿Qué tienen en común estos posibles compradores/clientes? ¿Dónde puedo acceder a ellos?
Todas estas preguntas te ayudarán a diseñar tu plan de negocio. Y para responder a estas preguntas, te pueden servir algunos de estos artículos:
www.lancetalent.com/blog/como-empezar-tu-modelo-de-negocio-freelance
www.twago.es/blog/como-iniciar-un-negocio-como-freelance
Estudio de la competencia
Para estudiar a tu competencia debes realizar un rastreo en Google, en Redes Sociales y en plataformas de trabajo freelance. No basta con ver si hay profesionales de la misma rama o con el mismo perfil general que tú.
Por ejemplo, si eres ilustrador, no es suficiente con ver si hay muchos ilustradores, sino que deberás ver si hay ilustradores que ofrecen lo mismo que tú en cuanto a estilo, técnicas, formatos, temáticas, etc. Y por supuesto, deberás analizar sus precios, sus servicios y su forma de comunicarlos.
Estudio de canales de difusión y/o venta
El rastreo previo de la competencia te servirá también para averiguar dónde están tus competidores y recoger ideas sobre dónde deberías difundir tu trabajo y promocionarte. En función de los servicios que ofrezcas, deberás usar canales distintos para llegar a tus posibles clientes.
Creación de marca
Además, deberás encontrar una imagen de marca que te represente y destaque tu propuesta de valor frente a tus competidores.
Si quieres ahorrarte todas estas laboriosas tareas, lo mejor es que acudas a profesionales. Nosotros te recomendamos Fitmarketing, una agencia de marketing digital y diseño web que está especializada en profesionales freelance.
3. Colaborar con otros freelancers
Aunque es muy atractiva la idea de emprender de forma totalmente independiente, la realidad es que es muy difícil. Normalmente, las empresas buscan en los profesionales una serie de servicios en conjunto, no solo un servicio. Y con la especialización que existe hoy en día, es difícil que un solo profesional sepa afrontar él solo todo lo que le solicitan en un proyecto.
Por este motivo, nuestra recomendación es que colabores con otros profesionales que dominen áreas complementarias a la tuya. Hay multitud de sitios donde los puedes encontrar. Desde las propias plataformas de freelance como Workana o Freelancer hasta cooperativas de trabajo asociado como AcentoCoop.
De este modo no solo potenciarás tu actividad freelance, sino que liderarás un proyecto junto a varios profesionales que te apoyan. Esto te dará una visión global en el desarrollo de los proyectos que es muy demandada en el mercado.
4. Un espacio de trabajo cómodo y práctico
Una de las cosas que más se descuidan cuando se trabaja como freelance es el espacio de trabajo. En este sentido, sobre todo si vas a trabajar en tu propia casa, es muy importante encontrar el equilibro entre comodidad (el espacio visto como tu casa) y practicidad (el espacio visto como un lugar de trabajo).Para ello es recomendable seguir una serie de reglas.
Separar lo personal de lo profesional
La primera de ellas es separar la zona de trabajo del resto de las zonas habitables. Para ello, deberás habilitar una de las habitaciones como tu oficina, cuya función deberá ser solo esa y estar desvinculada de tu vida personal.
Gracias a ello, cuando estés en esta habitación estarás centrado en trabajar. Y al mismo tiempo, el resto de los espacios domésticos estarán libres de objetos destinados al trabajo, lo cual proporciona relajación cuando no se está trabajando.
Elegir un escritorio adecuado
Para trabajar como freelance desde casa lo ideal es intentar recrear el entorno corporativo. Para ello, la elección del escritorio debe ser acertada. En vez de trabajar en un escritorio estándar y adaptarte a él, deberías buscar uno que se adapte a tus necesidades.
Según cuál sea tu trabajo necesitarás más espacio o menos en la mesa o más o menos cajones. Por eso es interesante que analices antes de comprarlo cuáles van a ser las características que debe tener tu escritorio.
Tener un asiento ergonómico
Uno de los errores más habituales a la hora de trabajar por nuestra cuenta es hacerlo en asientos que no están pensados para realizar una jornada de trabajo. Hay que evitar a toda costa utilizar sillas comunes o sofás para trabajar diariamente, ya que no propician una postura de trabajo idónea.
En el mercado existen todo tipo de asientos de oficina que se adaptan a tu cuerpo y permiten adoptar una postura saludable durante toda la jornada. Para que nuestro trabajo no nos produzca lesiones o dolores musculares, este punto es imprescindible.
Mantener la oficina ordenada
El orden es otro de los aspectos fundamentales para que tu espacio de trabajo sea cómodo. Si estás acostumbrado a trabajar sumido en el caos creativo, es muy probable que esto se refleje en la organización de tus cosas.
Aunque te resulte difícil al principio, lo recomendable es que guardes cada cosa donde le corresponde. Las cosas más importantes o que más utilizas deberían estar más accesibles. Y el resto de cosas, archivadas o guardadas según su función o utilidad. Por ejemplo, los documentos deberían estar organizados en archivadores por fecha, proyecto o cualquier otro aspecto que sea relevante para ti.
En el caso de otros objetos como bolígrafos, rotuladores, fosforitos, tijeras, grapadora, etc. puedes usar un cajón para almacenar todo el material y tener un bote en la mesa con lo imprescindible.
Tener una buena iluminación (natural a ser posible)
Por otro lado, la iluminación es un factor clave, ya no por lo que respecta a la visibilidad, sino a también a nivel anímico. Tu habitación debe tener luz natural, ya que es el tipo de luz con el que estamos programados. Está demostrado que la iluminación natural mejora nuestro rendimiento. En cuanto a la ubicación del escritorio, colócalo cerca de la ventana, pero de forma que no sufras deslumbramiento ni reflejos molestos.
En caso de no disponer de luz natural, debes trabajar con una luz artificial cálida que se asemeje en la medida de lo posible a la luz natural.
Personalizar la oficina
Por último, podemos hablar de la personalización. Que tu habitación de trabajo tenga un aspecto profesional no significa que no pueda estar decorada o personalizada a tu gusto. De hecho, es un lugar donde vas a pasar mucho tiempo. Así que cuanto más te identifiques con el espacio y más cómodo te sientas en él, mejor.
Si te gustan las plantas, dale un toque bucólico a la oficina. Si eres fan de Star Wars, coloca un póster sin problema. Y si eres un enamorado del origami, distribuye algunas figuras por la habitación. Todo esto te hará sentir mejor mientras trabajas. Eso sí, ¡no te excedas introduciendo cosas o al final el espacio de trabajo quedará impracticable!
Si por el contrario eliges un coworking o una oficina colaborativa, deberás conocer de antemano lo que vas a necesitar para trabajar de forma confortable.
5. Herramientas para organizarte mejor
Remitirse al planning establecido
Una de las claves para organizarte mejor es planificar una serie de tareas semanalmente y realizarlas en el momento que hayas establecido para ello.
Obviamente te surgirán imprevistos, nuevas tareas e ideas que harán que tengas que reajustar un poco el planning. Pero es muy importante saber diferenciar lo prioritario de lo secundario e intentar no salirse de esa planificación. Esa es la manera de no descuidar lo fundamental para que los proyectos y trabajos salgan adelante.
Planificadores de tareas
Para trabajar como freelance es muy importante no dispersarse. Esto es difícil cuando eres el encargado de gestionar todos los aspectos de tu negocio. Pero gracias a herramientas online como Asana, Trello o Wrike, esta tarea se hace mucho más sencilla.
Diseñar un proceso de trabajo o metodología
Además de planificar las tareas, es muy recomendable dedicar un tiempo a pensar y diseñar el proceso de trabajo y de gestión. Es decir, el orden en que haces las cosas en los proyectos para su optimización. Para ello, deberás fijar cuáles son los pasos desde que captas el cliente hasta que le entregas el producto acabado o finalizas el servicio y procedes al cobro y la emisión de la factura.
Esto te ayudará a sistematizar, agilizar y optimizar todos los procesos. Es muy importante que lo hagas incluso aunque inicialmente lo tengas muy poco desarrollado o estudiado. ¿Por qué? Porque hacer las cosas siempre de una misma manera hace que las hagas más rápido y te organices mejor mentalmente, lo cual te ahorrará olvidos, despistes y, sobre todo, tiempo.
A medida que vayas detectando los fallos o errores dentro de este sistema de trabajo, podrás ir puliendo el método y modificar, omitir o repensar algunos de los pasos que realizas.
Para elaborar estos procesos puedes valerte de diagramas o esquemas. Y para ello existen diversas herramientas online que pueden serte muy útiles. Una de ellas es Whymsical. Esta herramienta te permite crear diagramas de flujos, esquemas visuales y mapas mentales de forma sencilla y muy gráfica.
Herramientas de gestión administrativa
Por otro lado, en el apartado administrativo, existen herramientas que te permiten organizar mejor tus primeros pasos como autónomo. Una de ellas es el programa de facturación gratuito de Pymondo. Con este programa online puedes llevar un registro de tus ingresos y gastos, calcular tus impuestos y crear y enviar facturas a tus clientes.
Con una herramienta como esta puedes tener controlado cómo va tu negocio de un vistazo. Además ahorrarás tiempo y dinero. Al crear tus facturas dentro de la plataforma, el programa calcula automáticamente los impuestos y evitas que tu gestoría tenga que realizar a mano las gestiones para la presentación de impuestos.
6. Una gestoría que te evite el papeleo
Aunque te empeñes en gestionar tú solo todas las áreas de tu profesión freelance, a veces es mejor rendirse a la evidencia. Y en el caso de la gestión fiscal, contable o laboral, así como para dudas legales, no existe mejor opción que contratar los servicios de una gestoría. Esto te ahorrará muchísimo tiempo y te dará la tranquilidad de que todos los trámites administrativos están bien realizados.
Pero no vale cualquier gestoría. Cuando se trata de dejar tus documentos en manos de terceros, hay que recurrir a profesionales cualificados y eficientes. Y, sobre todo, que estén al día de las novedades fiscales, tributarias o legislativas que afectan a tu proyecto o empresa. Nosotros recomendamos que le des un vistazo a Autonomoo, la gestoría online especializada en autónomos freelance.
7. Una alternativa económica y práctica para facturar a tus clientes sin ser autónomo
Cuando empiezas como freelance tus ingresos suelen ser bajos. Además no sueles tener un volumen de clientes suficiente como para permitirte la cuota de autónomos.
Como solución a este problema existen las cooperativas de trabajo asociado. En ellas, los asociados pueden empezar como profesionales trabajando para sus clientes ocasionalmente sin necesidad de ser autónomos.
El único requisito que necesitas para facturar a través de una cooperativa de este tipo es que tus ingresos anuales estén por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (13.500 euros). La cooperativa de trabajo asociado con mayor variedad de perfiles profesionales y más completa en cuanto a servicios es Acento Cooperativa.
8. Contar con los materiales y herramientas adecuados
Aunque suene obvio, contar con los materiales y herramientas de trabajo adecuados mejorará tu capacidad para trabajar profesionalmente.
Si tu principal soporte de trabajo son los documentos impresos, necesitarás archivadores, carpetas, etiquetas y todo lo que te ayude a organizarlos. Necesitarás también una buena impresora y otros materiales de escritorio para trabajar sobre el papel.
Necesitarás también, te dediques a lo que te dediques, un ordenador. Y en función de la forma y el lugar en que trabajes, deberás elegir entre un ordenador portátil o uno de sobremesa. Esta elección depende también del uso que le vayas a dar al equipo.
En función de tu profesión, deberás complementar tu oficina con herramientas específicas. Si eres ilustrador, es muy probable que contar con una tableta gráfica te ayude a acelerar gran parte de los procesos de dibujo digital. Si eres entrenador personal a domicilio, necesitarás material deportivo como pesas, kettlebells o balones medicinales, así como un espacio donde almacenar todos estos objetos.
Además de los materiales físicos, los profesionales freelance requieren, en la mayoría de casos, una serie de herramientas virtuales y programas para optimizar su trabajo. Por ejemplo, si eres editor de vídeos, necesitarás programas como Adobe Premiere, Final Cut o Adobe After Effects. Si te dedicas a la producción musical, tendrás que manejar herramientas como Audacity, Adobe Audition o GarageBand.
Contar con los mejores programas para las tareas que realizas te dará una ventaja clave a la hora de trabajar más rápido y de forma más eficaz. Por esta razón, te recomendamos que dediques un tiempo a informarte y estudiar qué opciones existen, así como a probarlas para ver cuál se ajusta mejor a tus necesidades.
9. Contar con un buen acceso online
Contratar un buen servicio de telefonía e internet es algo a lo que muchos profesionales no le dan la importancia necesaria. Lo ven como algo secundario. Sin embargo, que internet vaya lento o deje de funcionar puede acarrear retrasos en las entregas a tus clientes y causar pérdidas de tiempo que, a la larga, se traducen en pérdidas económicas y repetición de tareas ya realizadas.
En relación con esto, es importante también contar con una tarifa adecuada a las necesidades de tu profesión. Si eres un profesional acostumbrado a subir o bajar archivos muy pesados a la nube (por ejemplo un arquitecto), deberás tener una tarifa de internet que te proporcione la máxima velocidad de carga.
Si eres un profesional que trabaja con archivos muy sensibles (como un programador o un abogado), deberás contratar una tarifa que no falle a la hora de trabajar online.
Si por tu rutina de trabajo necesitas realizar habitualmente videollamadas, tendrás que priorizar una tarifa de internet potente que permita una correcta visualización de tu interlocutor y un sonido limpio.
Por otro lado, la contratación de una línea telefónica es algo imprescindible para atender a tus clientes y proveedores. Y aquí la clave está en la calidad, ya que una conexión telefónica que se corte a menudo da una mala imagen a tus clientes, además de suponer inconvenientes a la hora de comunicarse.
Naturalmente, todo ello se puede conseguir a un precio óptimo si te informas bien. Para ello puedes utilizar este comparador de tarifas de internet y móvil.