Funciones de un administrador de fincas

La gestión de las comunidades de vecinos comprende de una organización cuyo objetivo se basa en la beneficiar y velar por la seguridad de todos los integrantes de todo el colectivo. En este artículo, por lo tanto, vamos a definir la importancia del administrador de fincas, sus funciones y las tareas que se le otorgan.

¿Qué es un administrador de fincas?

Se entiende que un administrador de fincas es una persona física encargada de trabajar en la gestión de los asuntos financieros y reglamentarios que son relevantes para el sostenimiento de una comunidad de propietarios en cuestión. Este puesto se requiere a través de una solicitud previa de los residentes en fincas municipales o mediante la resolución de una asamblea constitutiva de vecinos.

En principio, el único requisito que se precisa para desempeñar las tareas de este cargo sería el reconocimiento legal, pues no existe una formación específica, aunque se recomienda que el encargado tenga conocimientos en Administración y Dirección de Empresas, ya sea mediante un grado universitario como con cursos de contabilidad o de gestión inmobiliaria.

Su competencia se desarrolla en base a las características de cada finca, por lo que esta persona necesita poseer, además, dotes de capacidad de gestión y habilidades interpersonales para comunicarse con los vecinos, de manera que se puedan exponer las incidencias y opiniones acerca de su trabajo.

A modo de resumen, antes de empezar con las especificaciones, su mandato se ampara en la custodia de la administración del edificio, en cuanto a instalación y prestación se refiere; asesora a los vecinos en lo relativo al inmueble y en las juntas de propietarios es quien elabora los informes sobre los temas a tratar, además de proteger la documentación relacionada con sus clientes y comunicar a todos por igual las incidencias que se puedan desarrollar a tanto a corto como a largo plazo. Todas estas obligaciones se encuentran fijadas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal.

Funciones de un administrador de fincas

Esta figura comprende una serie de tareas que se pueden dividir en una cuatro ámbitos, de manera que se diferencian mejor las competencias básicas: servicios legales, económicos, control de la eficiencia y habilidad interpersonal.

Dentro del ámbito legal, un administrador de fincas debe encargarse de:

• Gestionar incidencias, esto es, contactar y arreglar todos aquellos documentos que tengan que ver con el seguro de la comunidad en los casos en los que ocurra cualquier tipo de contratiempo que afecte de manera directa o indirecta a la comunidad a la que representa.
• Cumplir con la legislación arquitectónica y urbanística, así como vigilar las inspecciones técnicas que se puedan realizar en su tiempo de posesión de cargo para que pueda asesorar de la mejor forma posible atendiendo a la legislación vigente.

Siguiendo en esta misma línea, en el ámbito económico establece las siguientes tareas:

• Control de cobros y pagos en concepto de comunidad de vecinos. Esta función es recomendable que se realice con patrones que garanticen la transparencia en la actividad.
• En este sentido, se encarga también de pagar las facturas, además de estar pendiente de mantener las cuentas de la comunidad con liquidez, sin que eso ponga en riesgo la economía de los propietarios.
• Para ello, el administrador de fincas debe establecer un Plan de Ingresos con el que pueda llevar a cabo ambas premisas anteriores, además de realizar todo tipo de Informes Económicos para asegurar el nivel de transparencia.

Las normas desarrolladas con anterioridad conlleva el tercer mandamiento de las funciones de un administrador de cuentas: el control de la eficiencia que debe llevar a cabo. Esto significa que entre sus labores destaca la de mantener la finca en buen estado, a través de un manejo prudente de los presupuestos: saber gastar en las instalaciones que precisan reparaciones o conservaciones.

Para desarrollar este servicio, el administrador de fincas tiene que portar una actitud talante y de carácter mediador. Su figura es clave para garantizar el bienestar y el agradable ambiente que se respira en un comunidad de vecinos, por lo que su cuarto ámbito de desarrollo profesional compete el de liderar los posibles debates que se puedan discutir, así como intervenir entre los mismos integrantes de la finca en el posible caso de que se desarrolle una situación de conflicto.