¿Cómo se elige al administrador de fincas en una comunidad? ¿Puede cualquier persona desempeñar este cargo?
En todos sectores (economía, administración, educación, sanidad…) se han precisado siempre de gestores que se encarguen del día a día de los servicios y trabajen en mantener a flote los presupuestos y que todo funcione con normalidad.
En las comunidades de propietarios, como una forma más de organización, también se necesita un gestor que trabaje para que las obras se lleven a cabo, para que la contabilidad esté al corriente, para las cuestiones legales o para garantizar una buena relación vecinal. De eso se encarga el administrador de fincas colegiado.
Según el Colegio General de Administradores de Fincas de España, en el año 2018 en nuestro país había 15.312 administradores colegiados.
¿Cómo se elige al administrador de fincas?
Antes del momento de la designación, el presidente y el resto de vecinos podrán buscar al profesional que mejor se adapte a sus demandas. Este deberá enviar un presupuesto cerrado en el que se detalle sus labores y sus honorarios.
El cargo de administrador de fincas es aprobado y designado por los propietarios en Junta ordinaria o extraordinaria. La elección de administrador se toma por mayoría simple con el voto favorable del 50% de los propietarios presentes y el 50% de las cuotas de participación. La elección deberá también reflejarse en el acta.
La designación de este cargo se aprueba por norma general por el plazo de un año, por lo que cada año, en Junta ordinaria deberá volver a votarse la renovación del administrador. Aunque la decisión de la Junta es amovible, es decir, se le puede revocar del cargo por la misma mayoría simple en otra Junta extraordinaria antes de que termine el año.
A partir del momento de la elección, el antiguo administrador deberá proporcionar al nuevo todos los libros de contabilidad, datos de los administrados, cuentas bancarias y demás elementos necesarios para desempeñar el trabajo.
¿Quién puede desempeñar el cargo de administrador de fincas dentro de una comunidad?
No hay ninguna carrera universitaria específica para trabajar de administrador de fincas, pero el profesional sí debería tener una formación adecuada ( normalmente en Administración y Dirección de Empresas, Derecho, Económicas, Finanzas o Contabilidad) que le permita desempeñar todas las funciones para las que es contratado. El despacho de administración de fincas suele trabajar además con un equipo de expertos en diferentes áreas (laboral, fiscal, legal…) para llevar a cabo el trabajo.
Los conocimientos en materia financiera, legal, contable y administrativa son indispensables, pero también debe saber relacionarse con los administrados y tener una buena red de empresas de servicios y gremios.
El cargo de administrador también puede desempeñarlo el propio presidente de la comunidad. Según el artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal, el presidente ejercerá las funciones del secretario y administrador a no ser que se dispongan por separado en junta. Ostentará este cargo durante un año y deberá realizar las mismas labores que se presuponen al administrador: llevar las cuentas y contabilidad de la comunidad, buscar presupuestos, organizar las Juntas, asegurarse de la buena conservación de la finca, etc.
Tareas del administrador de fincas
La gestión de la administración de fincas se realiza tanto a nivel particular (problemas derivados de la comunidad en una vivienda) como vecinal (problemas en zonas comunes). Sus labores siempre estarán supeditadas a las decisiones de la Junta. Es decir, se trata de una figura externa y consejera que se encarga de que todo se desarrolle debidamente pero que no tiene voto en la comunidad.
El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizonal determina algunas de las funciones de este cargo: velar por el buen funcionamiento y estado de las instalaciones y servicios de la comunidad; preparar la Junta (o juntas) con el plan de gastos, ingresos y saldo; trabajar en la debida conservación de las viviendas disponiendo medidas urgentes dando cuenta al presidente de la comunidad; ejecutar los acuerdos adoptados en las Juntas y realizar los pagos correspondientes; custodiar los datos fiscales, bancarios y personales de la comunidad, etc.