3 tecnologías para convertir tu empresa en “cero papel”
Convertir tu oficina en un sitio “cero papel” es una de las estrategias más contundentes que puedes adoptar para el cuidado del medio ambiente y la sustentabilidad.
Además, también es una de las acciones más sencillas de implementar, gracias a la cantidad de soluciones digitales que el mercado ofrece a las empresas hoy en día, como veremos en este artículo.
Beneficios para la empresa “cero papel”
Prescindir del papel no solamente ayuda a cuidar el medio ambiente: también genera mejoras en la productividad y eficiencia de las empresas, especialmente en tiempos de home office.
Por si fuera poco, guardar la información en formatos digitales también es más seguro y permite procesar mejor los datos de la compañía.
Entre los principales beneficios, te podemos mencionar:
- Reducción de costos: Dile adiós al gasto en miles de hojas de papel y tinta para impresión al mes.
- Agilización de trámites: Eliminas los tiempos de traslado y entrega.
- Disminución de la huella medioambiental: Reduces el uso de papel y otros productos contaminantes.
- Eliminación de documentos repetidos: Los servicios en la nube te permiten despedirte de la documentación repetida. Cualquier persona con acceso puede ver si un documento ya fue generado y compartido.
- Más control de la información: Existen tecnologías que te permiten encriptar la información, otorgar accesos controlados y darles trazabilidad a los documentos.
3 tecnologías para digitalizar tu negocio
En general, la implementación de tecnologías para la información y la comunicación (TIC) deriva en una reducción del uso de papeles.
Pero por su productividad, podemos mencionarte aquí 3 tipos de tecnologías imprescindibles para alcanzar los beneficios que citamos líneas arriba:
Facturación electrónica
Por cada millón de facturas impresas, se utilizan 10 toneladas de madera, según un estudio de la Fundación Seres.
A este impacto ambiental, todavía hay que añadir la producción de la tinta y los combustibles utilizados en los traslados.
Por eso, cada vez más países están adoptando la facturación electrónica, al punto de ser obligatoria y sustituir completamente los viejos comprobantes en papel.
Software en la nube
En contraste con el software local, el software en la nube presenta 3 grandes ventajas para los negocios:
Permite trabajar con la información de la empresa desde cualquier lugar y dispositivo con acceso a internet.
Tiene precios más accesibles. Esta tecnología está disponible con el modelo Software as a Service (SaaS), con el que no se paga la implementación ni la licencia anual. Simplemente, se paga una suscripción mensual, trimestral o anual.
Es más segura, especialmente si el software en la nube se encuentra protegido por servicios como Microsoft Azure.
Servicios de gestión documental digitales
Finalmente, no podíamos obviar la tecnología digital más utilizada hoy en día: los servicios de gestión de documentos, como Microsoft Office y Google Docs.
Si bien la mayoría ya utiliza estas plataformas para los documentos de texto, su uso todavía no está tan extendido para funciones como:
- Firmar documentos.
- Colaborar desde ubicaciones remotas y hacer trabajos en grupo.
- Traducir textos online.
- Trabajar más rápido, al usar el dictado por voz.
De esta manera, tu empresa puede empezar con el pie derecho su transformación digital, mejorar su productividad y convertirse en un sitio “cero papel” desde el primer día.