7 pasos para Digitalizar una empresa

Que un negocio tenga presencia en línea es esencial. Digitalizar una empresa no solo se reduce a esto, también abarca aspectos como optimización de recursos, ahorro de costes, simplificación de tareas, etc.

Está muy claro que la transformación digital ayuda a las empresas a abrirse a nuevos retos y a adaptarse a los nuevos tiempos para seguir creciendo.

El digitalizar una empresa tiene un papel muy importante, por este motivo te explicaré a detalle qué es y el proceso para saber como comenzar a implementarlo.

¿Qué es la digitalización y para qué sirve?

La digitalización de una empresa no es más que algo tan sencillo como la reinvención de la misma haciendo uso de la tecnología. Esto tiene como finalidad elevar la eficiencia y productividad al realizar una o varias actividades.

Digitalizar una empresa significa cambiar a la mayoría de los procesos tradicionales a procesos virtuales a través del uso de tecnología y herramientas digitales.

La mayoría de estos cambios se realizan para:

• Brindar mayor valor a los clientes
• Tener nuevas experiencias
• Contar con nuevas soluciones
• Implementar nuevos modelos de negocios
• Reestructurar la empresa

¿Qué implica el proceso de digitalizar?

Cuando este cambio o procedimiento se realiza con el fin de actualizarse tecnológicamente, también implica replantear otros aspectos importantes como:

• Diseño del modelo de negocio
• Estrategia de venta
• Compra de insumos
• Canales de comunicación con el consumidor final
• Canales de comunicación interna
• Gestión de recursos humanos
• Métodos de cobro y pago a clientes y proveedores
• Gestión contable

Es relevante prestar atención a estos aspectos cuando se hace un cambio de este tipo, ya que en ocasiones si se digitaliza una actividad, pero otro proceso con el que va de la mano no fue considerado para la actualización, puede causar un problema y retrasar todos los demás procesos.

Ventajas/Beneficios

El realizar este importante cambio trae consigo diferentes ventajas y beneficios en cuanto a la experiencia de usuario, la satisfacción de la empresa y la de sus trabajadores. Estas son las ventajas de hacerlo:

• Más colaboración y cooperación: Con los programas y aplicaciones que se incorporen a la empresa, todos los involucrados podrán tener acceso a los procesos correspondientes y de este modo realizarán sus tareas de manera eficaz.
• Disponibilidad todo el día todos los días: Muchas de las plataformas cuentan con aplicaciones móviles, lo cual permite acceder a funciones laborales desde cualquier lugar, en cualquier momento.
• Mayor seguridad: Uno de los mejores beneficios es que puedes proteger la información de diferentes maneras como con reconocimiento facial, huella digital y verificación de dos pasos.
• Reducción de costos/gastos: Algunas herramientas digitales son gratuitas y otras de pago, pero suelen ser económicas a comparación de otros métodos u otras herramientas.
• Mejora la comunicación: Al tener todos accesos se puede saber con certeza el avance de algunas actividades y quienes son los involucrados, así se tendrá la seguridad de con quién hay que comunicarse y evitará los intermediarios y/o las confusiones

Digitalización en 7 pasos

1. Realizar un análisis de mercado y evaluación de la situación de la empresa

Los avances y las tendencias tecnológicas generan nuevos hábitos de consumo en las personas, por lo tanto, cada empresa debe aplicar los cambios necesarios para cumplir con las demandas de su mercado.

Pero antes de comenzar a implementar la digitalización, es necesario investigar a la competencia, conocer las necesidades de los clientes y evaluar la situación actual de la empresa.

Lo anterior se logra con evaluaciones a través de un análisis de mercado, así se logrará identificar lo siguiente:

• Posibilidades, ventajas competitivas y carencias.
• Clientes habituales y potenciales.
• Necesidades, costumbres y hábitos de comunicación.

Con los resultados obtenidos de esta evaluación se podrá comenzar a tener ideas generales de las herramientas o software que se requieren.

Por ejemplo, ¿tu sitio web está actualizado y es atractivo para tus clientes? ¿Tu tienda en línea atrae clientes nuevos y es fácil de utilizar y comprar?

2. Lluvia de ideas creativas

El siguiente paso es establecer a dónde se quiere llegar, los resultados del paso anterior te ayudarán a comenzar con una investigación sobre las tecnologías que se podrían implementar.

En este punto es importante que todo el equipo pueda involucrarse para aportar ideas y propuestas sobre cuáles herramientas serían las adecuadas para tener en orden sus tareas.

3. Diseñar e implementar una nueva estrategia de marketing digital

Es claro que al aplicar esto es necesario diseñar una nueva estrategia de marketing con la cual se obtengan los pasos necesarios para definir los objetivos, con esto se obtendrán las principales actividades que requieren digitalización, como:

• La creación y difusión de contenidos a través de páginas web y redes sociales.
• La gestión del blog
• Creación de campañas de correo electrónico.

4. Implementar un CRM

Para digitalizar una empresa es crucial contar con un CRM (Gestor de relaciones con el cliente). Esta herramienta permite obtener y almacenar diferente información de los clientes en un mismo lugar.

Al tener todos los datos en una sola plataforma se facilita personalizar diferentes tipos de acciones y tareas, así como tener acceso a estadísticas y resultados de campañas.

Con los resultados de este software se podrá conocer mejor al público y se crearán acciones de marketing más apegadas a las necesidades de los clientes.

5. Integrar herramientas nuevas

El objetivo de integrar nuevas herramientas tecnológicas es optimizar los procesos y ofrecer un valor añadido a los consumidores, además de mejorar la productividad.

Por ejemplo, un sistema que permita a los clientes realizar sus propias facturas, sólo con su ticket.

Con la información obtenida de los pasos anteriores es momento de seleccionar aquellas plataformas adecuadas para cada uno de los procesos de la empresa en los que se identificó que es requerida la digitalización.

Las herramientas que se elijan pueden ser para un proceso específico o para complementar o facilitar algunos otros. Cerciórate de elegir la que mejor vaya con las tareas y procedimientos que el equipo realiza.

6. Automatizar y digitalizar tareas

Ahora que ya se eligieron los programas, es momento de iniciar con la automatización de tareas. Adquiere los software o crea las cuentas necesarias para el equipo y comiencen a agregar sus actividades y tareas.

Con esto la organización será mejor y ayudará a ahorrar tiempo valioso que los empleados pueden dedicar a otros encargos y desempeñarse mejor profesionalmente.

7. Incorporar y formar nuevas profesiones digitales

En cuanto todos tengan lista su herramienta digital, se puede realizar una capacitación, ya sea general o específica, para que la usen y exploten al máximo sus capacidades.

Si existe el caso en donde se identificó que se requiere de nuevos profesionales para el uso de herramientas específicas, se debe reclutar al personal adecuado para que se encargue de ello.

En este nuevo escenario del entorno digital es común incorporar nuevas áreas y profesionales que puedan impulsar ciertos aspectos para que la empresa funcione correctamente.

Herramientas útiles para digitalizar una empresa

De organización

• Trello: Esta herramienta online, con servicio gratuito y Premium, que permite organizar y planificar todas las tareas, tanto individuales como en equipo, así como marcar avances de las mismas.
• GOOGLE DRIVE: Quizá una de las más populares, que es realmente útil para trabajar en equipo, ya que permite compartir documentos con diferentes usuarios y ofrece herramientas similares a Microsoft Office pero en línea.

De gestión de redes sociales

• CANVA:Se trata de una herramienta de edición y creación de imágenes/videos/presentaciones funcionales para redes sociales, sitios web e incluso para propaganda. Elige entre sus diferentes plantillas prediseñadas o crea una propia.
• EASYLLY: Con esta herramienta puedes realizar infografías de forma muy sencilla, desde cero (cuenta con un gran número de iconos, formas y objetos) o utilizando plantillas que puedes personalizar.

De gestión de redes sociales

• HOOTSUITE: Otra herramienta muy conocida y usada, la cual permite administrar fácilmente varios perfiles de diferentes redes sociales en un solo entorno.
• SPROUTSOCIAL: También es una plataforma para la gestión de tus redes sociales de cada área de una organización, así como también ofrece una solución en cuanto al servicio de atención al cliente.

<	Brayra Arroyo Soy Licenciada en Innovación de Negocios y Mercadotecnia. Actualmente soy creadora de contenidos. Me encanta escribir artículos y aportar a la comunidad para resolver sus dudas y ayudarlos en su día a día.