Como fazer o controle financeiro da sua loja virtual?

Nos últimos anos, diversos negócios passaram por uma revolução na forma de vender produtos e serviços. Com isso, os empreendedores têm apostado cada vez mais no e-commerce para conseguir sucesso, cruciais para o desenvolvimento, mas que dependem muito de um bom controle financeiro e boas vendas para manter seu desenvolvimento.

Investir na abertura de um e-commerce pode ser uma excelente maneira de expandir a gama de clientes, as vendas para além das lojas físicas e, deste modo, ter um bom faturamento.

O segredo do sucesso é dedicar tempo para elaborar um bom planejamento do negócio, oferecer bons produtos e serviços, além de uma organização financeira e de conteúdos/marketing para os diferentes ambientes.

Neste caso, diversos custos são reduzidos, como a necessidade de aluguel de um grande espaço, cuidados com infraestrutura e o estoque físico. 

Contudo, a administração ainda é crucial para que o negócio se sustente. Essas facilidades podem trazer a falsa sensação de que as finanças não precisam ser controladas tão de perto, mas é fundamental verificar a saúde financeira de forma adequada, já que os gastos não deixam de existir

É preciso lembrar também que, para conseguir excelentes resultados, é necessário conhecer os conceitos de gestão financeira e como aplicá-los no e-commerce, ou contar com equipes especializadas para isso. 

Confira no conteúdo a seguir mais informações acerca de um bom controle financeiro, que são fundamentais para o pleno funcionamento de qualquer negócio.

A relevância de um bom gerenciamento financeiro

Ter um controle financeiro é essencial para que os negócios possam prosperar. 

Por isso, entender o conceito e práticas de gestão financeira é necessário para que os empreendedores tenham mais autonomia e consciência no momento de cuidar do negócio, mesmo que conte com o auxílio especializado - fator fundamental para a regularidade fiscal e burocrática. 

Um controle financeiro eficiente das entradas e saídas do e-commerce permite antecipar algumas situações relevantes para a saúde financeira do negócio e possibilita melhorias.

Ignorar esta etapa no negócio pode ser bastante prejudicial, visto que imprevistos podem ocorrer e é preciso ter uma reserva para os primeiros anos do negócio, até que ele consiga gerar lucros efetivos.

Para se ter uma ideia da importância do planejamento e acompanhamento financeiro, estima-se que cerca de 60% das empresas encerram as atividades/abrem falência em menos de 5 anos, conforme indica o IBGE.

Isto posto, dar a atenção necessária aos orçamentos, fluxo de caixa e toda a organização financeira desde o início do negócio evita riscos e permite e alcançar a prosperidade de forma saudável.

Deste modo, em todo empreendimento online, seja uma plataforma para a venda de cursos para licenciamento de carro em florianópolis ou um site para a venda de bijuterias, as despesas e lucros devem ser acompanhados adequadamente e de forma mais precisa e ágil possível.

É neste contexto que dúvidas relacionadas à contratação de profissionais de contabilidade para atuação do e-commerce podem surgir para muitos empreendedores.

Contudo, a resposta para isso pode ser complexa e envolve diferentes necessidades e até o próprio orçamento do negócio. Afinal, as demandas podem variar conforme o tamanho do site. 

Um MEI (Microempreendedor Individual), por exemplo, não necessita de um contador, pois o próprio empreendedor consegue organizar o negócio devido ao mais baixo fluxo, mas esse auxílio pode ser um diferencial.

Já se o e-commerce se encaixar em outra modalidade de negócio, a presença do especialista em contabilidade será necessária.

Entretanto, os serviços de consultoria contábil para micro e pequenas empresas ajudam muito todos os negócios, até mesmo os enquadrados como MEI. 

Isso porque o contador pode auxiliar na tomada de decisões mais assertivas, orientando o empreendedor a respeito de alguns conceitos relevantes para o sucesso financeiro e instruindo quanto às burocracias que demandam mais atenção.

Gerenciamento financeiro eficiente: benefícios e cuidados

A falta de planejamento e cuidado com as finanças podem levar o e-commerce à falência, algo que nenhum empreendedor deseja. 

Por isso alguns cuidados são necessários para os processos, que vão desde a montagem da loja até o atendimento e efetivação de compras. Os principais pontos de atenção, sendo até erros comuns, são:

1. Analise o mercado

Avaliar as principais tendências e o que os concorrentes estão fazendo é muito importante para ter um diferencial ao se posicionar.

Seja ao iniciar a marca ou ao buscar melhorias constantemente para o produto ou serviço, essa medida é uma maneira de ganhar a confiança dos clientes e verificar o que pode ser ofertado. 

Lembre-se que apresentar soluções aos problemas do público-alvo é o caminho para o sucesso.

2. Conheça a área de atuação

Um erro gravíssimo é a falta de conhecimento a respeito da área de atuação.

Isto posto, um estudo de mercado é essencial para definir um domínio, público-alvo, mercadorias e serviços que serão ofertados, entre outros detalhes voltados à campanha, forma de abordagem e possíveis retornos financeiros.

Isso também possibilita identificar melhor as oportunidades e riscos, adequando as estratégias e até o momento de investir ou reduzir os custos do negócio.

3. Não ignore o cliente

O principal fator para o fracasso é a falta de conhecimento sobre o público-alvo e um atendimento pouco adequado. Muitos negócios vão à falência, justamente por não considerar as necessidades do cliente e falhas de comunicação.

Dedicar tempo para entender o feedback do público e buscar maneiras de corrigir os erros e simplificar fluxos, além de fidelizar a audiência, pode contribuir para a redução de custos e realização de novos negócios.

4. Acompanhe as finanças

A falta de gestão financeira é algo que gera muitos problemas e pode comprometer a saúde e desenvolvimento do negócio. 

Isto posto, é essencial separar as finanças pessoais das empresariais, avaliar o fluxo de caixa e estar de olho em liquidez, lucratividade e rentabilidade para entender e evitar os momentos de crise e baixa do mercado.

Alguns fatores que podem levar um e-commerce à falência e demandam cuidado são: 

• Não dar a devida atenção ao planejamento estratégico;
• Falta de investimento;
• Não precificar corretamente os produtos ou serviços;
• Deixar colaboradores experientes escaparem, entre outros.

Planejamento financeiro no e-commerce

Planejar é muito importante para o crescimento do negócio, ter estabilidade e assim expandir o seu site. 

A função básica do planejamento financeiro é evitar problemas que podem comprometer a saúde financeira.

Este é um procedimento que deve ser feito em diversas áreas, desde uma loja de farol com led para bicicleta até e-commerces de produtos de uso diário. Afinal, a organização é o segredo do sucesso e previsibilidade para empresas, sites e marcas.

No planejamento, o empreendedor pode estabelecer metas e objetivos para curto, médio e longo prazo, além de estimar e mensurar o faturamento mensal, definir um número de vendas e o tíquete médio, ou seja, os valores dos pedidos.

Com os objetivos traçados, é possível organizar as projeções de receitas e custos, quais investimentos e economias podem ser feitos, e quais processos devem esperar para serem realizados.

Já o processo de estimativa e mensuração do faturamento/gastos permite ver quanto de lucro o e-commerce pode ter/está obtendo, além de acompanhar os custos fixos e variáveis.

Desta forma o empreendedor pode continuar executando o seu trabalho, planejando novidades e conquistando espaço no online, bem como desenvolver seu estabelecimento/produto.

Além do planejamento, procurar dicas práticas para implementar no negócio de forma contínua pode contribuir com uma boa gestão financeira.

Dicas para realizar o gerenciamento financeiro do e-commerce

Conhecer algumas dicas específicas para gestão do negócio é o caminho para realizar um bom trabalho e oferecer serviços úteis ao público.

Assim, se uma pessoa pesquisar por “totvs protheus preço” a empresa em questão deve se certificar de que tem total conhecimento do seu negócio e nicho para entregar a melhor experiência possível ao cliente e assim se destacar, independentemente do preço de seu serviço. 

Estas dicas podem motivar os gestores e equipe de vendas a terem um desempenho satisfatório independentemente da área de atuação. São elas:

1. Monitore o estoque

O estoque é um espaço muito relevante em qualquer empreendimento, seja ele físico ou online, pois garante a qualidade e quantidade de produtos para serem entregues aos clientes. 

A partir das compras no site é que ocorre a movimentação do estoque com a entrada e saída de mercadorias, e esses números precisam ser atualizados automaticamente na página, para que não haja o risco de alguém solicitar um produto edgotado.

Além disso, monitorar é uma maneira de verificar os produtos com maior volume de vendas, o que está parado há muito tempo, o que pode estar próximo do vencimento e como estes detalhes podem comprometer as finanças.

2. Elabore relatórios

Os relatórios de desempenho são muito importantes para localizar e auxiliar nos procedimentos que necessitam de uma atenção especial no e-commerce, acompanhando o rendimento das equipes e serviços, bem como os produtos mais almejados.

Com este documento é possível detectar se há ou não uma taxa de abandono no carrinho, por exemplo, ou como está a procura por orçamento de consórcio de caminhões seminovos, permitindo otimizar os gastos e identificar oportunidades para vendas, balanceando melhor o orçamento.

Verificar estes e outros fatores pode ajudar na implementação de novas ações que aumentam as vendas e, consequentemente, os lucros.

Um relatório bem desenvolvido possui os seguintes indicadores de gestão financeira para e-commerce:

• Retorno sobre investimento;
• Número de vendas concluídas;
• Gastos necessários para a produção;
• Custo por cada produto e fabricação;
• Custo de aquisição de clientes;
• Número de visitas e impressões;
• Ticket médio de compras;
• Valor de cada produto e vendas;
• Gastos e retornos com folha de funcionários.

Estes são apenas alguns dos indicadores utilizados para criar os relatórios e aspectos que precisam ser acompanhados para que haja o controle financeiro de uma loja virtual com qualidade.

Outros aspectos que podem ser avaliados são os certificados de segurança, licenças e hospedagem do site, visto que são gastos exclusivos para o mercado online e precisam ser considerados na folha para mensurar o fluxo de caixa e possíveis lucros.

3. Tenha sistemas tecnológicos para controlar as finanças

Um sistema de automação ajuda a profissionalizar o seu e-commerce, concentrando informações importantes para o futuro do negócio. Tal recurso não deve ser implementado apenas em sistema de controle de entregas. 

Com uma plataforma segura, os processos podem ser melhorados e os recebimentos podem ser feitos por diversos meios de pagamento (débito em conta, crédito, dinheiro à vista, boleto bancário) com facilidade e qualidade.

Esses processo financeiros também podem ser acompanhados com garantias, trazendo confiança aos clientes e possibilitando a mensuração dos recebimentos de forma clara pela própria plataforma.

Este sistema pode ser implementado em vários segmentos e assim é possível realizar a conciliação financeira.

4. Controle os custos

Entender os custos para manter um produto no estoque, produzi-lo ou de execução para um serviço é muito importante, pois ajuda a saber se o e-commerce é rentável ou não. 

Por melhor que sejam os lucros, estar atento aos custos é crucial para ter um controle eficiente, já que quanto menor o custo de um produto ou serviço, maior a receita sobre a venda. 

Este procedimento de controlar os custos é importante em diversas áreas, por isso dedicar tempo para esta análise detalhada é uma maneira de ter sucesso e melhorar os resultados.

Os sites especializados em venda de serviços como instalação de ar condicionado salvador, por exemplo, podem e devem ter este controle das finanças para conseguir se organizar e ofertar o melhor ao público. 

5. Estabeleça um preço de venda atrativo e condizente com o público

Calcular o preço da venda do produto ou da prestação do serviço é muito importante para saber qual será o lucro e margem de gastos/vendas.

Este cálculo é considerado em diversos casos, desde a elaboração de um plano de vendas de embalagens palhoça sc  até a venda de mercadorias de uso diário.

Faça uma análise geral para conseguir cortar gastos desnecessários, mas sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços.

Sendo assim, investir na contratação de profissionais que podem ajudar no controle financeiro do e-commerce é um jeito de conseguir fazer boas vendas e acompanhar todo o orçamento com mais precisão, aumentando o faturamento do negócio.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.