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Mudanzas de oficinas: los 6 aspectos más importantes

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Las mudanzas de oficinas son, sin duda, un desafío para cualquier empresa. En cambio, habitualmente se realizan debido a la aparición de una oportunidad como la optimización del coste del alquiler o la necesidad de un espacio más amplio por la expansión de la empresa.

Sin embargo, una mudanza con una mala planificación puede derivar en un mayor estrés para todos los implicados, directivos y empleados y además, ocasionar una mayor interrupción en el trabajo que no estaba prevista.

En este artículo, te mostramos los 6 aspectos clave que debes tener en cuenta para asegurar que tu traslado corporativo se realice de forma eficiente y segura:

6 Aspectos cruciales en una mudanza de oficina

La planificación: tu mejor aliado

Planificar la mudanza de tu oficina con suficiente antelación será la mejor acción que lleves a cabo si quieres que todo salga de la mejor forma posible.

En este tipo de traslados se suele recomendar una anticipación de 1 a 3 meses. De esta forma podrás avisar al equipo, elegir la empresa adecuada, y gestionar todo lo necesario para que la interrupción del trabajo sea mínima.

Bienestar del equipo: cómo apoyar a tu personal

Un aspecto muy importante a tener en cuenta es el bienestar de todos los trabajadores que acuden cada día a trabajar a las instalaciones actuales. Mantener el bienestar de los empleados, apoyarles en todo lo necesario y animarles a colaborar es crucial durante el proceso.

Muchos de los trabajadores se verán directamente afectados por la reubicación, por lo que es importante mantener una comunicación abierta y ayudarles a la hora de gestionar el transporte diario que van a tener que afrontar.

Minimiza la interrupción para una mudanza de oficina exitosa

En todas las mudanzas existe un intervalo de tiempo entre el momento de recogida y la entrega de las pertenencias, por muy rápido que intente realizarse.

En cambio, puedes utilizar algunas herramientas para que la interrupción del trabajo sea mínima: utiliza las herramientas de acceso en la nube y aprovecha la oportunidad del trabajo remoto si es posible.

Muchas empresas a día de hoy se encuentran disminuyendo los días de trabajo remoto de sus empleados porque no están seguras de que los empleados den el 100%, pero, en estos casos, puedes aprovechar la ocasión y ofrecer a tus trabajadores unos días con esta modalidad hasta que el traslado de tu oficina esté terminada y el espacio debidamente organizado.

Gestiones, documentación y contratos

Cuando tengas claras las fechas de la mudanza de tu empresa, todos los objetos y equipos a trasladar y la nueva ubicación, debes estar pendiente de la gestión documental de todos los contratos que tenías en la ubicación anterior.

Cambiar los datos del contrato de la luz, de internet o cualquier otro servicio es algo que debes realizar con antelación suficiente para que tu nueva oficina esté preparada una vez que los operarios dejan todos los muebles montados y equipos conectados.

Elige una empresa experta en traslados corporativos

Una mudanza de oficina tiene unas características especiales, por lo que es recomendable elegir una empresa especializada en traslados de oficinas o traslados de empresas en general, que cuente con experiencia en transportes, conexión y desconexión de equipos, servidores, mobiliario de oficina, etc.

Avisa a tus clientes y usuarios de tu mudanza

Seguramente los clientes no puedan visitar tu oficina y sea simplemente un lugar de trabajo, pero, si tienes un showroom o los clientes tienen la posibilidad de acudir a ella, mantenlos informados por cualquier medio: email, redes sociales, etc.

Otro punto a tener en cuenta es el cambio de ubicación en perfiles de redes sociales, google, directorios y cualquier otro espacio donde se muestren los datos de tu empresa.

  • Entonces, ¿Qué es lo más importante en una mudanza de oficina?
  • Planificación: de 1 a 3 meses serán suficientes.
  • Bienestar del equipo: no te olvides de lo más importante.
  • Mínima interrupción: para una mayor productividad.
  • Gestiones y contratos: todo listo en la nueva ubicación.
  • Actualización de ubicación en redes: informa a tus seguidores.
  • Elección de una empresa adecuada: escoge en base a tus necesidades.

En conclusión, controlar estos factores te ayudarán a que la mudanza de tu oficina sea un éxito. Contar con una empresa especializada en traslados de oficinas como Grupo Amygo te acompañará en el proceso y te guiará teniendo en cuenta todos estos aspectos para que no te olvides de nada. Solicita un presupuesto personalizado para tu mudanza de oficina y recibe asesoramiento experto con Grupo Amygo.