Métodos de evaluación de los empleados para mejorar la productividad
Independientemente del tipo de producto o servicio que ofrezca su empresa, es importante contar con métodos para medir con precisión la productividad de los empleados. Mantener la productividad en el lugar de trabajo puede ser un desafío, ya que muchos empleados no están realmente conectados con lo que realmente implica su jornada laboral. Distraídos por los teléfonos, las redes sociales, el correo electrónico personal y las exigencias de su vida personal, a la mayoría de los empleados les resulta difícil mantenerse enfocados.
Esta falta de interés y compromiso a menudo resulta en una baja productividad. Supervisar la productividad de los empleados es una forma clara de comprender cuán empoderados, comprometidos y productivos son. Conoce algunos métodos que te ayudarán a medir correctamente el trabajo y realizar los ajustes necesarios para mejorar su rendimiento.
Importancia de evaluar la productividad de los empleados
Para que un empleado sea productivo, debe conocer clara e inequívocamente y, sobre todo, comprender las expectativas del jefe sobre su trabajo y desempeño. La evaluación del desempeño crea la base para las expectativas y promueve un intercambio productivo entre gerentes y empleados, que luego lleva al logro de las metas.
Al evaluar la productividad de sus empleados, puede mejorar sus puntos débiles, discutir las dificultades encontradas, pero sobre todo resaltar las fortalezas reconocidas y valoradas como empleador, para que su fuerza laboral las reconozca.
¿Cuáles son las expectativas de productividad?
Las mediciones precisas de la productividad pueden significar algo más que contar la cantidad de productos producidos o vendidos o, en su caso, los servicios prestados. Cuando mida y discuta la productividad de sus empleados, hágales saber que espera que se preocupen por su trabajo, hagan lo mejor que puedan y sean felices, se esfuercen por lograr objetivos individuales que se alineen con los objetivos de la empresa. Además de revelar el desempeño individual de los empleados, los métodos para evaluar la productividad también muestran dónde se detiene el flujo de trabajo debido a fallas en los equipos, procesos ineficientes, capacitación profesional deficiente o mala administración, entre otras cosas. Cuando se usan correctamente, las métricas de productividad precisas también pueden mostrar el progreso de su negocio en relación con las metas y objetivos comerciales.
Objetivos comerciales
Los empleados que pueden ver un vínculo directo entre su productividad y los objetivos de la organización son mucho más felices y, por lo tanto, más productivos que aquellos que no pueden ver cómo su trabajo está impactando en los objetivos de la organización. Desafortunadamente, pocos trabajadores conocen los objetivos de una empresa y las estrategias en las que están trabajando.
Sean cuales sean sus objetivos comerciales, es importante comunicarlos claramente a los empleados. Asimismo, es importante encontrar métodos para evaluar la productividad de los empleados que muestren si su desempeño está convergiendo con las metas generales de la organización.
Métodos para evaluar la productividad
Antes de que pueda seleccionar los métodos de productividad de los empleados más precisos, identifique sus indicadores clave de rendimiento (KPI). Recuerde, estos son sus motores: las partes de su negocio que generan ganancias y reputación. Sus KPI deben fluir directamente de los objetivos más importantes de su empresa y relacionarse solo con los aspectos sobre los que tiene algún control.
La mayoría de los empleados realizan múltiples tareas, algunas de las cuales son más fáciles de medir que otras. Al determinar la rentabilidad de las acciones de un empleado, recuerde incluir factores que afectan esos beneficios, tales como: Costos de horas extras, tasas de rotación anual y satisfacción laboral general. Esté abierto a diferentes enfoques y dispuesto a probar diferentes métodos en diferentes momentos para ver cuál proporciona los datos más precisos y qué es más importante en relación con los objetivos comerciales.
Dirección por Objetivos
Para usar el método de administración por objetivos, se debe medir la productividad de una manera que muestre qué tan bien contribuye el desempeño de un empleado a las metas y objetivos de la organización. Para que esto funcione correctamente, primero se les debe dar a los empleados objetivos de productividad individuales claros que deben cumplir, junto con todas las herramientas y la información que necesitan para lograr esos objetivos.
Si su objetivo es aumentar la conversión de clientes en un 25 % durante el próximo año, debe decidir qué tipo de capacitación e incentivos utilizar para asegurarse de que sus empleados estén listos para ayudarle a lograr ese objetivo.
La productividad de la retención de clientes los obligará a brindar un servicio de calidad. Para garantizar la precisión de la medición, las acciones de los empleados también deben anotarse regularmente además de las tasas de retención de clientes en curso.
Los empleados deben reunirse regularmente con sus gerentes para revisar su progreso y resolver cualquier problema que surja. La medición de la productividad durante todo el año ayuda a los empleados a concentrarse en sus objetivos. La revisión anual muestra el progreso en relación con los objetivos individuales y de la empresa. Dependiendo de los resultados, se pueden crear nuevas metas para el año siguiente.
Medición cuantitativa de la productividad
El método cuantitativo mide la productividad en función de la cantidad de piezas o productos que produce un empleado en un período de tiempo determinado. La productividad se puede calcular rápidamente a través de un tablero para identificar la cantidad de productos que produce un trabajador en un período de tiempo determinado. Estos números se promedian para mostrar ganancias o pérdidas de productividad a lo largo del tiempo.
Primero, cree su línea de base: la cantidad promedio de horas, días o semanas que le toma a cada empleado fabricar esa parte del producto, o el producto en sí, en condiciones de trabajo típicas, con el empleado rindiendo a su nivel óptimo. Cada empleado en producción se mide contra este nivel ideal de productividad. Este tipo de medición también debe tener en cuenta el tiempo que los empleados dedican a actividades como la capacitación, la espera de que lleguen los materiales o la reparación de equipos averiados, y otros factores fuera de su control.
Medir la productividad de las ventas
Puede ser difícil medir con precisión las ventas y la productividad del equipo. Muchos factores influyen en el desempeño de un proveedor. Comienza rastreando los diferentes aspectos de la productividad durante un período de tiempo. Antes de evaluar estos números, primero establezca una línea de base de los niveles de productividad de ventas que sean apropiados para el tamaño de su empresa, el mercado y el tipo de producto específico. Recomiendo investigar las cifras de ventas de empresas exitosas de su tamaño que venden productos iguales o similares, ya que esto lo ayudará a crear una base realista.
Piense también en cosas importantes como las tendencias de crecimiento actuales y cómo está cambiando su mercado. Descubra cuánto tiempo dedica su equipo de ventas a actividades no relacionadas con las ventas, como viajes y reuniones internas. Tenga en cuenta que pueden pasar algunas semanas renegociando los términos con los clientes existentes y menos tiempo incorporando nuevos clientes. Considere estos y otros factores importantes para garantizar que la productividad del vendedor se mida con la mayor precisión posible.
Evaluación del servicio
Aunque este es uno de los métodos de evaluación de la productividad más difíciles de medir, aún se pueden obtener mediciones precisas. Algunas empresas de servicios miden la productividad contando la cantidad de tareas completadas o la cantidad de clientes atendidos en un día o una hora. Otras empresas miden la productividad en función de la velocidad de entrega del producto o servicio, los comentarios de los clientes o la autoevaluación de las personas y los departamentos.
Algunos registran el tiempo que un trabajador del servicio dedica a cada tarea. Esto se puede registrar con el software apropiado o haciendo que cada empleado llene las hojas de tiempo que detallan las tareas. Los centros de llamadas a menudo realizan encuestas a los clientes al final de la llamada para registrar qué tan bien los agentes respondieron las preguntas de los clientes y resolvieron los problemas.
Cualquiera que sea el conjunto de criterios que elija, comience creando su línea de base, teniendo en cuenta el mejor nivel de servicio de su organización en las condiciones actuales y comparando la productividad de los empleados con ella. Piense en los problemas que impiden que su personal brinde un servicio óptimo y el hecho de que algunos aspectos del servicio se realizan más rápido que otros. Establezca una nueva línea de base cada seis a 12 meses que refleje con precisión su mercado actual y las condiciones operativas, y recuerde volver a evaluar a los empleados con respecto a estos nuevos estándares.
Gestión del tiempo
El método de gestión del tiempo determina la productividad de los empleados al registrar cómo utilizan su tiempo de trabajo. Una medición precisa muestra cuánto tiempo dedica a cumplir con los compromisos laborales a tiempo, así como el tiempo perdido debido a una enfermedad o un exceso de tiempo libre, lo que significa conversaciones no relacionadas con el trabajo y distracciones como mensajes de texto y llamadas telefónicas
Si bien este es uno de los métodos de medición de la productividad que puede ayudarlo a establecer objetivos de reducción de pérdida de tiempo, cuanto más grande sea su organización, más difícil puede ser medir con precisión cómo se administra el tiempo de cada empleado. Una buena gestión del tiempo ayuda a evitar que los empleados lleguen tarde a las tareas y realiza un seguimiento de cuánto tiempo les llevó completar tareas y proyectos específicos.
Medir la utilidad
El beneficio se puede utilizar como una herramienta eficaz para medir la productividad del equipo. De hecho, medir la productividad por pura ganancia se está convirtiendo en una de las formas preferidas de evaluar la productividad de los empleados para muchas pequeñas y medianas empresas. En lugar de tratar con datos que rastrean los movimientos de empleados individuales, medir las ganancias solo analiza el resultado final.
Este método asegura que las medidas de productividad no impidan que los empleados trabajen creativamente. En este caso, los resultados y el valor agregado superan las horas trabajadas cada día de la semana. Para medir los resultados, uno de los factores clave que utilizamos es el índice de eficiencia del equipo. Mide la cantidad de utilidad bruta que recibe la empresa por cada peso gastado en salarios.
Medición de la calidad de las tareas realizadas
Muchas organizaciones prefieren medir la productividad únicamente al realizar el trabajo asignado. Creen que debido a la interrelación de la vida personal y profesional, es más preciso basar las métricas de productividad en la finalización de tareas, "no en los minutos que se pasan en la oficina". La productividad se puede rastrear al dividir los proyectos en tareas individuales. Se confía en los empleados que mejor se adaptan a su liderazgo.
Los mejores métodos para evaluar la productividad se basan en el "seguimiento de resultados" y el progreso de los empleados en lugar de los hábitos y comportamientos laborales. Hay muchas buenas herramientas de software relacionadas con la productividad que ayudan a los gerentes a realizar un seguimiento de los proyectos y la finalización de las tareas. Existen varias metodologías de gestión de proyectos que permiten el seguimiento, la anotación, las tareas individuales y grupales, y el seguimiento de la productividad de los empleados para cada proyecto individual. Estos también le permiten anotar el tiempo que se debe dedicar a diferentes tareas y le permiten saber cuándo ha terminado cada una.
Más allá de revisar el desempeño laboral de un empleado, las métricas de productividad pueden ser una parte importante para ayudar a los empleados a comprender cuánto han hecho para ayudar a su organización a alcanzar sus objetivos. Las métricas de productividad precisas pueden ir un paso más allá al garantizar no solo mayores ganancias, sino también un mayor compromiso de los empleados, satisfacción laboral y reconocimiento de los logros individuales y del equipo.
Use un tablero para evaluar la productividad de los empleados. Es una herramienta que te permite visualizar mejor tu desempeño y detectar errores o retrasos en las tareas e incluso hacer un seguimiento de las metas de manera individual y por equipos de trabajo.