La Ley Antifraude y el fin de la facturación con Excel
La aprobación de la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (conocida popularmente como Ley Antifraude) en España ha marcado un hito trascendental en la forma en que autónomos y empresas gestionan su facturación.
El objetivo principal de esta normativa y su desarrollo reglamentario (el Reglamento Veri*Factu, aprobado por el RD 1007/2023) es combatir el fraude fiscal, especialmente el que se realiza mediante el uso de los denominados "softwares de doble uso" o sistemas que permiten la manipulación de los registros de ventas.
Esta nueva era fiscal trae consigo una consecuencia directa e ineludible para muchos: el fin de la facturación mediante herramientas genéricas y manipulables como Microsoft Excel o Word.
¿Por qué Excel dejará de ser válido en la facturación electrónica?
Durante años, la flexibilidad de las hojas de cálculo ha convertido a Excel en la herramienta predilecta para la facturación de un gran número de pequeños autónomos y pymes. Sin embargo, su propia naturaleza abierta y modificable es lo que lo inhabilita por completo bajo la nueva legislación.
La Ley Antifraude y el Reglamento Veri*Factu exigen que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Estos requisitos buscan asegurar que cada factura emitida sea un registro seguro, único e imposible de modificar o eliminar sin dejar rastro.
Excel, por diseño, no cumple con estos puntos clave:
- Inalterabilidad: Un archivo de Excel permite al usuario modificar, eliminar o sobrescribir datos en cualquier momento sin dejar un registro de auditoría verificable y seguro.
- Trazabilidad: Los sistemas homologados deben encadenar cada factura a la anterior mediante mecanismos como el código Hash y la firma electrónica, creando una "huella digital" que garantiza la secuencia. Excel no genera estos elementos de seguridad de forma nativa.
- Integridad y generación de registros: La normativa obliga a que el software genere un registro de facturación de alta por cada operación o antes de emitir la factura, protegiéndolo frente a cualquier manipulación.
La Agencia Tributaria exigirá el uso de programas de facturación certificados o sistemas de emisión de facturas verificables (Veri*Factu) como FacturasCLUD.
Requisitos clave del software de facturación (Veri*Factu)
El nuevo marco legal establece unos requisitos técnicos muy rigurosos para todo software de facturación utilizado en España (a excepción de País Vasco y Navarra, con su propio sistema TicketBAI, y las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información - SII).
Los sistemas de facturación deberán asegurar:
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Integridad e inalterabilidad de los datos
El punto más importante. Una vez registrado el dato de facturación, ni el usuario ni el propio sistema podrán alterarlo o borrarlo. Cualquier corrección o anulación deberá realizarse mediante un nuevo registro (por ejemplo, una factura rectificativa) que deje constancia del movimiento original. Esto prohíbe explícitamente los "softwares de doble uso" que permiten llevar una contabilidad oficial y otra B.
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Trazabilidad y seguridad
Cada registro de facturación deberá estar encadenado al anterior mediante un código Hash y, además, llevar la firma electrónica del fabricante del software. Este encadenamiento de registros asegura que se pueda verificar toda la secuencia de facturación, garantizando su autenticidad desde el inicio.
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Código QR obligatorio
Las facturas emitidas por un software Veri*Factu deberán incluir obligatoriamente un Código QR. Este código permitirá a la Agencia Tributaria (y al cliente) verificar la autenticidad y el contenido de la factura, incluso permitiendo su remisión automática a Hacienda.
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Accesibilidad y comunicación
Los sistemas deben permitir el envío telemático de los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática y continua, garantizando a la Administración el acceso a los archivos de facturación cuando sean requeridos.
¿Cuál es el calendario de aplicación de esta nueva normativa?
La aplicación de la Ley Antifraude está en pleno desarrollo, con plazos que obligan a la actuación inmediata de las empresas y los autónomos.
| Hito | Fecha prevista | Implicación |
|---|---|---|
| Obligación para fabricantes | 29 de julio de 2025 | Los fabricantes de software solo podrán comercializar programas adaptados a Veri*Factu. |
| Obligación para usuarios | 1 de enero de 2026 (o julio 2026, según el tipo de empresa) | Todas las empresas y autónomos deberán utilizar un software de facturación que cumpla con el Reglamento Veri*Factu. |
¿Qué les ocurrirá a aquellas empresas que no cumplan con el Reglamento Veri*Factu?
Las sanciones por incumplimiento son significativas:
- Para los usuarios (autónomos y empresas) que utilicen un software no certificado o que permita la manipulación de registros, la multa puede alcanzar hasta 50.000 € por cada ejercicio.
- Los fabricantes y comercializadores de software que no cumpla la ley se enfrentan a multas de hasta 150.000 € por ejercicio.
La transición de Excel a un software homologado no es una opción, sino una obligación legal que persigue una mayor transparencia y un control fiscal más estricto. La recomendación para todos los contribuyentes es migrar cuanto antes a una solución de facturación profesional que garantice el cumplimiento de todos los requisitos de la Ley Antifraude, evitando así el riesgo de multas y adaptándose a la imparable digitalización de la gestión empresarial.