La importancia de analizar los datos en el sector de la administración de fincas
Las organizaciones de otras industrias han demostrado suficientemente bien la importancia de almacenar datos de forma semiestructurada para poder procesarlos y sacar provecho de ellos. En 2022, una infraestructura que almacene datos de manera ordenada es más importante que nunca, y lo será como base sobre la que construir la profesión del futuro.
Los datos deben almacenarse correctamente para poder procesarlos y utilizarlos.
Estos algoritmos utilizan los propios datos del administrador de fincas y por eso es tan importante almacenarlos bien y almacenar todo.
Este tipo de algoritmo utiliza todo tipo de datos para analizar el comportamiento, desde el número de residentes en la comunidad o su ubicación hasta sus características o gasto. Cuantos más datos haya, mejor el algoritmo y los modelos pueden hacer su trabajo. Especiales que disfrutarás.
De hecho, Softwares especializados en el sector como Fynkus utilizan este tipo de algoritmos para estudiar la productividad actual del despacho y en un futuro ser capaces de predecir el comportamiento de las comunidades de vecinos de nuestros clientes (administradores de fincas), para que puedan anticiparse a los acontecimientos y tomar decisiones que les lleven a ser mucho más rentables.
Beneficios de trabajar con Big Data en el sector
El término big data es un término utilizado para referirse a “grandes cantidades de datos digitales que requieren sistemas informáticos para su recopilación, almacenamiento, consulta, manipulación y visualización” (Adell & Guersenzvaig, 2013). Este crecimiento está asociado al aumento de la capacidad de las computadoras, la instalación de varios tipos de sensores y la interacción de los usuarios con los sistemas de información e incluso con Internet y las redes sociales.
Los datos traen beneficios. El costo de almacenarlos y procesarlos es insignificante en comparación con los beneficios que obtenemos al analizarlos, procesarlos o usarlos para algoritmos complejos. Las ventajas del análisis de datos son evidentes desde el primer momento.
Aunque la inteligencia empresarial suele ser el primer paso para aprovechar los datos, aporta mucho valor a las organizaciones. En el caso de los administradores de fincas, monitorear el estado de sus comunidades con un solo tablero puede permitirles tomar decisiones de manera muy eficiente. Tener conocimiento de cuáles son las comunidades más rentables / menos rentables, el ratio real de la morosidad, o la duración media de las incidencias por oficios, puede dar al despacho la visión general que necesita para tomar decisiones a tiempo.
Como por ejemplo: Ver la duración de los incidentes por empresa de servicios puede ayudar a identificar las empresas de servicios que tardan demasiado. Mirar un gráfico de los costos de electricidad de una comunidad año tras año puede ayudar a identificar patrones o puntos críticos donde se han producido anomalías y examinar qué comunidades están gastando más de lo normal. Todos ellos, son ejemplos de una pequeña selección de algunos de los beneficios que BI puede brindar.
¿Quién interviene en el tratamiento de datos personales en una comunidad de propietarios?
La LOPD en comunidad de propietarios distingue a dos personas que intervienen en el tratamiento de datos personales: la comunidad de vecinos y el administrador de la finca.
Comunidad de vecinos
Las comunidades de propietarios son personas jurídicas formadas por un grupo de propietarios de un mismo inmueble y funcionan según sus propios estatutos.
Como hemos dicho anteriormente, tienen acceso y tratan los datos personales de los propietarios, copropietarios, inquilinos y empleados de la comunidad, siendo la comunidad de vecinos la responsable del tratamiento según la LOPD.
En este sentido, el alcalde puede asumir determinadas obligaciones en materia de protección de datos.
Administrador de la granja
En muchos casos, las comunidades de propietarios recurren a un administrador de fincas para realizar diversas tareas relacionadas con la gestión de la comunidad.
Para poder cumplir con estas tareas, el administrador de fincas debe tener acceso a los datos personales de los vecinos, lo que le convierte en responsable del tratamiento bajo el RGPD y la LOPD para las comunidades de propietarios.
Para cumplir con la normativa, se debe haber celebrado un contrato entre la comunidad de propietarios y el fideicomisario, el cual debe contener la siguiente información:
- El responsable sólo puede procesar los datos de acuerdo con las instrucciones del controlador.
- Estos datos no serán cedidos a terceros sin el consentimiento del responsable.
- Medidas de Seguridad del Gerente.
- Destino de los datos personales posteriores a la prestación del servicio.
- Sanciones por incumplimiento de los términos del contrato o divulgación de datos personales a terceros.