La firma electrónica para la empresa
La firma electrónica es aquella que está constituida por un conjunto de datos electrónicos asociados a un documento online, cuyo objetivo, al igual que la firma manuscrita es identificar al firmante de forma inequívoca y poner de manifiesto la intención del firmante de aceptar el contenido del documento firmado. Estos documentos son plenamente válidos a nivel legal y son considerados prueba documental en un juicio.
Integridad garantizada con firma digital
La firma electrónica garantiza la integridad de los documentos firmados mediante una firma electrónica con un certificado privado (generado por la FNMT) y sellado (sello de tiempo) por un tercero de confianza (Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica-ACCV). Se identifica de forma única al firmante recabando los datos biométricos de su firma manuscrita (velocidad de trazo, posición y tiempo) y otras variables propias del contexto en que esta se realizó.
Bases legales de la firma electrónica
Las Firmas Electrónicas son legalmente válidas para la mayoría de las transacciones de firma según la legislación de la UE (Reglamento (UE) nº 910/2014) y la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de los servicios electrónicos de confianza (LSEC). Se reconocen tres tipos de firmas electrónicas válidas: simple, avanzada y cualificada.
La firma electrónica en la empresa
La firma electrónica se ha convertido en una de las herramientas básicas a la hora de digitalizar y automatizar los procesos de negocio. Uno de los desafíos para las grandes corporaciones y compañías que hacen contrataciones masivas suele ser la firma de contratos laborales y documentación relacionada con la contratación.
Según algunos estudios, un 60% de las compañías españolas plantean iniciar la transformación digital del departamento de Recursos Humanos. El equipo de Recursos Humanos puede enviar fácilmente todos los contratos, nóminas o autorizaciones y el personal lo puede firmar desde su propio móvil, sin tener que descargar nada.
Esto supone un gran ahorro de tiempo y dinero, ya que la digitalización de la firma permite almacenar todos los documentos en la nube y ser una oficina sin papeles o “paperless”.
¿Cómo puede ayudar a mi empresa la implantación de la firma electrónica?
- Reducción de tareas administrativas
- Mayor celeridad en la firma de contratos
- Seguimiento y control de la trazabilidad del documento
- Mejora de la experiencia de usuario
- Procesos comerciales más rápidos
Los servicios de firma electrónica, fáciles de usar, seguras, y diseñadas para optimizar los procesos de firma empresariales, son herramientas versátiles que pueden aplicarse en empresas multisectoriales.