La firma electrónica en las empresas
Que las empresas necesitan digitalizarse para aumentar su esperanza de vida es algo que no podemos negar. Este proceso se ha visto bastante acelerado por culpa de la pandemia, ya que gran número de empresas tuvieron que adaptarse y tomar medidas más propias del mundo online.
Entre todos estos procesos de transformación digital se encuentra la firma electrónica. Un elemento clave para todas aquellas empresas que trabajan con documentos que necesiten ser firmados.
Este tipo de firma ha sido un salvavidas empresarial por diversos motivos:
- Ahorro en tiempo y costes de gestión
Como en todas las acciones telemáticas, la rapidez y el ahorro en costes operativos se ven claramente reducidos. Al tratarse de un proceso online y sencillo, la eficiencia en esta tarea es plena.
- Desde cualquier dispositivo y lugar:
La firma digital puede ser usada tanto en PC como en smartphones y tablets, independientemente de la posición geográfica del remitente y firmante.
- Segura y legal:
De acuerdo al sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas (eIDAS), las firmas electrónicas son totalmente válidas en Europa. Además, gracias al sistema de archivo digital se garantiza la seguridad y añadir que la implementación del hash en los documentos agregan un plus de seguridad.
- Reducción del consumo de papel
La tendencia de las empresas hacia un movimiento paperless está en auge y la firma electrónica te ayuda a reducir el consumo masivo de papel que requieren los negocios y el almacenamiento en la nube ayuda a tener un espacio de trabajo más amplio debido al ahorro de clasificación de archivos.
- Automatización:
La automatización en el envío de documentos puede derivar en una mayor organización empresarial, permitiendo focalizar tus esfuerzos en acciones que requieren más dedicación.
La implementación de esta firma en los negocios no supone un coste alto, los precios de la firma digital pueden ser muy variados y debes fijarte en diversas características a la hora de elegir mejor el plan que se adapte a tus necesidades:
- Volumen de documentos con los que sueles trabajar para ser firmados
- Número de usuarios que harán uso de la aplicación
- Integración de la firma electrónica a otros softwares
- Integración del soporte o no y tipos en el caso de que si estuviera incluido
- Notificaciones, tanto por SMS como por email
- Personalización de plantillas y del email, posibilidad de agregar el logotipo de la marca dentro del correo enviado,
- Posibilidad de recordarle a los firmantes el no haber firmado el documento
Como has podido ver, son muchas las opciones a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor plan para tu negocio.
De entre todas las mencionadas, se puede considerar bastante importante la integración API de la firma digital a cualquier CRM o ERP.
Dicha integración permite implementar la firma digital avanzada al software que está usando tu empresa, lo que deriva en una mejora de la experiencia tanto del usuario del programa como del usuario final.