Herramientas de gestión del tiempo más eficaces para los administradores de fincas
En los últimos meses, las fronteras entre el tiempo personal y el tiempo laboral se han vuelto muy difusas con la inminente llegada del teletrabajo. Y si además asumimos que no dominamos bien nuestro tiempo de antemano, todo se pierde.
Los nuevos horarios de atención al público y el teletrabajo hacen necesaria la implementación de nuevas tecnologías adaptadas al sector. Es por eso que las herramientas de administración del tiempo lo harán más productivo ahora y en el futuro.
Enemigos internos de la gestión del tiempo en un despacho de administración de fincas
- Falta de planificación – Como hemos visto, la base de una buena gestión del tiempo es llevar una agenda o lista al principio del día y revisar hacia el final.
- Metas y prioridades confusas y cambiantes: priorice las tareas que agregan más valor a su trabajo. En otras palabras, organice sus tareas por similitud e intente establecer plazos para cada tarea utilizando herramientas de gestión del tiempo.
- Multitarea: no es posible prestar atención a dos cosas al mismo tiempo. Saltar de una tarea a otra agota su energía y conduce a una peor calidad del trabajo. Debe concentrarse en una tarea y solo pasar a la siguiente cuando haya terminado. Se trata de saber aprovechar al máximo tu tiempo.
- Perfeccionismo extremo
- La falta de orden y clasificación.
- Dificultad para decir no.
Herramientas para gestionar eficazmente tu tiempo
En un sector tan complejo como éste, donde se realizan multitud de tareas al mismo tiempo de diferente índole, es fundamental contar con un programa que entienda y trabaje para la profesión.
La gestión del tiempo es el proceso de asignación del tiempo de trabajo de un empleado de acuerdo con las tareas en cuestión.
Esto le permite planificar cada proyecto, dividirlo en tareas y registrar el tiempo que tomó completar cada una.
La gestión eficaz del tiempo mejora la productividad de los empleados, la eficiencia del trabajo y la rentabilidad de los proyectos.
Por ello, el uso de software de gestión del despacho es una de las herramientas más importantes que puede utilizar una empresa para mejorar el rendimiento de sus empleados o el entorno laboral.
Hay muchas herramientas de gestión del tiempo en el trabajo que pueden ser muy útiles según tus necesidades. Herramientas para organizar tu agenda, automatizar procesos, evitar fugas de información, comunicar, etc. Todas ellas te ayudarán a aumentar tu productividad.
- Google Calendar
Planifica y haz una lista de las tareas diarias e indica el tiempo que vas a dedicar a ellas. De esta manera, sabrás cuánto tiempo te están robando ciertas misiones secundarias y en cuáles concentrarte. Es importante que planifique de manera realista y no cubra más tareas de las que realmente puede manejar.
Esta herramienta te ayudará a administrar mejor tu tiempo y evitar olvidos con notificaciones personalizadas que te informarán sobre eventos, reuniones u otras tareas que se programan cada día.
Además, es una aplicación que se puede instalar en cualquier dispositivo, por lo que siempre la tienes a mano. Pero no solo eso, también tiene otras ventajas, como Como diseñar su propio calendario, crear varios calendarios compartidos, agregar otros productos de Google e incluso trabajar sin conexión.
- Asana y Trello
Son herramientas sumamente útiles cuando queremos organizar las tareas de un equipo. La información está organizada en columnas y puede personalizarse para adaptarse a las necesidades del proyecto o empresa. Por ejemplo, la primera columna podría estar dedicada a ideas generales, la segunda a próximas tareas específicas, la tercera a las que están en curso y la cuarta a las completadas.
En estas columnas se colocan “tarjetas”, que básicamente son recuadros donde se coloca la tarea con su descripción, quién la realizó, fecha de vencimiento y cualquier información, así como adjuntos, comentarios y más.
- Fynkus
Éste es un programa en la nube específico para el sector de la administración de fincas.
Fácil y sencillo de utilizar, te permite realizar todas las tareas del despacho de una manera muy visual. Con el agregador financiero, y la categorización automática ahorrarás una cantidad de tiempo sorprendente.
Además con el servicio de contable externo, podrás despreocuparte de la contabilidad y sólo dedicarte a las cosas que aportan valor a tus clientes.
Además cuenta con la versión Gratis que te permite empezar sin costes
- Evernote
Es una excelente herramienta cuando queremos tenerlo todo anotado. Problemas personales con imágenes o PDF ya que también tenemos la opción de adjuntar cualquier archivo. Las ventajas incluyen la capacidad de compartir sus notas con otros, la sincronización en línea y las copias de seguridad para que no se pierda nada.
- Rescue Time
Una gran herramienta para saber qué tareas nos llevan más tiempo y en qué dedicamos tiempo a lo largo del día. Su función principal es medir el tiempo dedicado a cada actividad.
Pocket es una excelente solución para administrar aquellas páginas para las que no tiene tiempo en este momento y desea ver más tarde.
- One Tab
Esta es una solución perfecta cuando tienes más pestañas abiertas de las que puedes ver.
Por ejemplo, si está investigando un tema y tiene 30 pestañas abiertas sobre el tema, pero quiere mirarlas en paz.