Cómo elegir el mejor CRM para Pymes
Si bien es complicado definir lo que es un CRM, se podría decir que es el sistema con el que una empresa gestiona sus relaciones y contactos. Un CRM parte de una estrategia orientada al cliente y todas sus acciones tienen como objetivo la mejora de la atención y las relaciones, no sólo con los clientes actuales, sino también con los potenciales clientes.
Existen muchos tipos diferentes de CRM por lo que, en este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber para elegir un CRM para tu empresa.
¿Qué es un CRM?
No existe una definición mundial para un CRM. Sus siglas en inglés corresponden a Customer Relationship Management y se podría definir como:
- Administración basada en las relaciones con el cliente
- Software para la administración de la relación con el cliente.
Si bien hay diferencias en cuanto a qué es, está claro que su gestión de las relaciones con el cliente es algo básico en cualquier definición. Una definición muy completa sería que es una estrategia de negocios dirigida o enfocada a entender, anticipar y responder a las necesidades de los clientes actuales y potenciales de una empresa.
Con esta definición se va más allá del hecho de que un CRM es un simple software que se instala y ya está.
Funcionamiento de un CRM
Como hemos dicho, un CRM se utiliza para gestionar las relaciones con los clientes. Nos posibilita el almacenaje de toda la información que se obtiene de los clientes a través de la fuerza de ventas, la gestión de pedidos, de entregas, presupuestación, pudiendo realizar de esta manera un seguimiento completo.
La información que se puede almacenar en un CRM es muy variada, yendo desde teléfonos, emails, necesidades hasta motivaciones de compra, gustos y relación con los clientes.
Una vez que tenemos esa información, el CRM nos permite analizar y gestionar dichos datos en vistas a ejecutar y lanzar campañas de marketing, y segmentar a nuestros clientes y potenciales en función de sus intereses.
Funciones de un CRM
Si bien la primera y más importante es la de de gestionar y crear relaciones con los clientes, posee otras funciones como:
- Gestión de ventas e ingresos
- Análisis de las campañas de publicidad
- Comunicación dentro de la empresa
- Gestión y resolución de reclamaciones o consultas
- Realizar presupuestos y facturaciones
Objetivos
Sus objetivos se podrían resumir en cuatro puntos:
- Atraer y generar nuevos clientes
- Fidelizar a nuestros clientes actuales
- Recuperar a antiguos clientes o a aquellos que se han perdido
- Reducir costes de publicidad
Aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un CRM
Traspaso de los datos de tus clientes
La implementación de un software CRM en tu Pyme debe seguir un proceso riguroso y planificado. Se deberá volcar toda la información actual en el nuevo CRM, por lo que éste nos deberá facilitar este paso.
En muchos casos, los CRM permiten la importar de forma masiva los datos de tu empresa mediante una hoja de Excel o CSV. Esa información es clave para que el CRM nos dé buen resultado, por lo que hay que tener mucho cuidado.
Seguridad de los servidores
Actualmente, la mayoría de los CRM trabajan de forma online, en la nube. En ellos, l la información se almacena en servidores, los cuales se diferencian según la seguridad y accesibilidad que nos garantizan. Elige un CRM que te asegure una gran seguridad en la protección de tu información.
Usabilidad y sencillez
Podemos tener el mejor CRM del mundo pero que nuestro equipo no sepa usarlo, por lo que no nos servirá para nada. Por ello, debes elegir un CRM que sea sencillo de utilizar, y programar su implementación para que los usuarios aprendan a usarlo y conozcan sus beneficios.
Tu equipo debe estar involucrado en su uso y el vuelco de información para que su uso sea lo mejor posible.
Movilidad
En la actualidad el trabajo no sólo se desarrolla en un sitio fijo, y no siempre se tiene a mano un ordenador. Por esto es importante que se pueda trabajar desde un móvil con tu CRM. Esto ayudará a reducir la información que perdemos y que tu equipo trabaje con mayor comodidad.