Consejos para los presidentes de la comunidad
Te han nombrado presidente, ¿no sabes por dónde empezar? ¿Conoces qué obligaciones y responsabilidades has asumido durante tu mandato?
Desde Comufacil nos dan una serie de consejos sobre los que se espera de un buen presidente damos las claves para cumplir con lo que se espera de ti.
¿Qué esperan de ti los propietarios?
En cualquier comunidad es necesaria una cabeza visible, que vele por los derechos de los vecinos y se encargue de llevar a cabo las distintas funciones del bloque de viviendas.
De esta figura se espera la gestión ordinaria de las cuentas, además de otras acciones meramente informativas para mantener al día a los residentes. Entre ellas cabe destacar el siguiente listado:
- Convocar las juntas de propietarios y presidirlas.
- Hacer cumplir los acuerdos aprobados en las juntas de propietarios.
- Representar legalmente a la comunidad de propietarios tanto en posibles juicios como fuera de ellos en todos los asuntos que le afecten.
- Tomar decisiones durante el mandato relativas al mantenimiento, la seguridad, la conservación y la habitabilidad de la comunidad de propietarios siempre y cuando sean poco relevantes o no puedan esperar a la convocatoria de una Junta General.
- Autorizar el pago a proveedores (aquellos que no tengan los pagos domiciliados).
- Revisar las cuentas de la comunidad de propietarios.
- Preparar el orden del día de la Junta General Ordinaria atendiendo a las propuestas vecinales que durante el mandato se consideren interesantes o que algún propietario haya solicitado y convocar la reunión determinando fecha, hora y lugar de la misma.
Cuentas actualizadas
Del mismo modo, el presidente debe firmar en la cuenta bancaria de la comunidad de propietarios. A día de hoy, casi todos los pagos son débitos directos, por lo que los proveedores transfieren los recibos bancarios a las cuentas corrientes en la comunidad del propietario, lo que elimina la necesidad de que el presidente firme cheques o haga transferencias. En algunos casos, como las reparaciones únicas, el presidente tendrá que firmar y autorizar el pago.
Sin embargo, también existen herramientas que pueden ayudar con esta difícil tarea y optimizar la gestión de datos, permitiendo contabilizar de forma ágil, rápida y segura, y brindando la máxima transparencia para todos los propietarios que pueden consultar de inmediato sus gastos e ingresos comunitarios.
Consejos para ser el mejor presidente
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Debido a la coordinación de muchos servicios y proveedores diferentes (ascensores, cerrajería, mantenimiento, limpieza, etc.) y a la resolución diaria de situaciones e incidencias imprevistas por parte de los vecinos, gestionar cualquier comunidad de barrio es una tarea muy compleja.
Los administradores de propiedades brindaron un apoyo importante a los presidentes de las comunidades vecinas. Con su amplio conocimiento de la ley de propiedad horizontal, las personas responsables de la legislación en la comunidad de propietarios y su experiencia de gestión en muchas comunidades, simplificaron todos los procedimientos y resolvieron incidentes. De esta forma, ayudan a eliminar conflictos vecinales y posibles reclamos.
Muchos problemas de las asociaciones de propietarios están relacionados con las reclamaciones de seguros comunitarios. Para agilizar el procesamiento de reclamos y evitar quejas del vecindario en el futuro, se recomienda cooperar con una compañía de corredores de seguros especializada en seguros comunitarios.
Utiliza Aplicaciones y Herramientas online
Actualmente, existen muchas aplicaciones y herramientas en línea con diferentes entornos de trabajo (vecinos, presidentes y administradores de propiedades), que pueden facilitar la comunicación con los vecinos, realizar reuniones de propietarios, redactar actas de reuniones, votación y conteo en línea, y gestión ágil de eventos y otras utilidades.
Fomenta la comunicación con los vecinos
Una de las principales funciones del presidente de la comunidad de vecinos es notificar a todos los vecinos de todos los eventos necesarios de forma regular.
Estas acciones deben llevarse a cabo de manera benévola y neutral a través de una comunicación correcta. Es muy conveniente escuchar todos los eventos, opiniones y sugerencias de los vecinos.
Actualmente, además de los anuncios tradicionales, existen muchas aplicaciones y herramientas en línea para facilitar la comunicación entre el presidente y los vecinos. También puede elegir otros métodos, como redes sociales o incluso listas de correo electrónico.
En el campo de los seguros, las empresas de corretaje de seguros especializadas en seguros comunitarios proporcionarán informes periódicos con información completa sobre el estado de todos los reclamos y las medidas tomadas en las comunidades vecinas a través de su propio departamento de procesamiento de reclamos. Este servicio ayudará al presidente de la comunidad a informar a todos los vecinos sobre el estado de sus reclamaciones.
Planifica y organiza
La gestión de cualquier comunidad de propietarios requiere la coordinación de numerosos servicios y tareas. El plan y la organización anual correctos serán la clave para mejorar la eficiencia y evitar errores.
Cuando comienza la presidencia de la comunidad vecina, se recomienda recolectar información y documentos para otros años, y si hay dudas o asuntos pendientes, comenzar con ellos. A partir de ahí, todos los nuevos proyectos y eventos comenzarán a procesarse en la reunión de propietarios correspondiente.
Si se produjera una acumulación de ellas, es recomendable organizarlas en un calendario de ejecución, en función de su gravedad y de su fecha de ocurrencia.