Consejos para elegir un administrador de fincas

Hay muchos administradores de fincas y cada uno tiene sus propias preferencias. A esto hay que añadir que toda comunidad de propietarios es un mundo y tiene una serie de requisitos para que su edificio funcione correctamente. Con esto en mente, queríamos explicar en detalle cuáles creemos que son los puntos más importantes que todo buen administrador de fincas debe tener.

• Transparencia de acciones y cuentas: si algo está en la agenda es ver transparencia en las cuentas, es decir, las cifras incluyendo gastos e ingresos, así como la tesorería del estado, recibos pendientes, facturas impagas...En nuestra opinión, la forma más eficaz de hacerlo es enviar por correo electrónico las facturas correspondientes a este período vencido mensualmente. De esta forma, los residentes pueden conocer de primera mano en qué gastos ordinarios y extraordinarios se incurrirá ese mes y el estado del efectivo. Esta es una buena forma de revisar el gasto. Además, el envío de las acciones que tuvieron lugar durante este período en el mismo correo electrónico nos parece una forma eficaz de comunicación para que los propietarios sepan si la gestión solicitada durante la sesión o en las comunicaciones posteriores a la sesión ha sido satisfecha. Esto tiene una duplicidad ya que implica un control por parte de la comunidad de que la obra realmente se está realizando, pero también la propia administración impone un autocontrol para realizar todas las acciones en la medida de lo posible y con los medios disponibles.
• Proximidad al propietario o vecinos: toda administración debe ser cercana. Los propietarios de viviendas no son números, sino personas que tienen problemas o situaciones que necesitan resolución o atención y aquí es donde una buena administración de la propiedad puede marcar la diferencia.
• Relación personal: manejar los asuntos personalmente, examinar diferentes situaciones, tener en cuenta los detalles que diferencian su caso de los demás y comunicarse con fluidez para que el propietario esté respaldado durante todo el proceso, es lo que marca la diferencia entre los profesionales de administración de fincas. Cada edificio tiene requisitos específicos y cómo resolver los problemas personalmente para encontrar una solución eficaz. Los propietarios no son números en una mesa, sino personas que viven en una comunidad y tienen necesidades personales. Un buen administrador debe ser consciente de esto y asegurarse de que se puedan cumplir los requisitos.
• Avance en la comunidad: un buen administrador debe tratar de buscar posibles cambios para mejorar el edificio, realizar trabajos de mantenimiento a tiempo para evitar problemas, discutir posibles mejoras con la junta directiva con el fin de incrementar el valor de la comunidad y así transmitir a los vecinos que están en un buen lugar. Todo esto tomando en cuenta las cuentas comunitarias aprobadas, así como los procesos legales y regulatorios para aprobar cambios.
• Respuesta rápida: los problemas surgen cuando menos lo espera y se requiere una respuesta rápida para volver a la normalidad lo antes posible. Por esta razón, creemos que toda administración de fincas debe tener un número de emergencia y la capacidad de responder a eventos imprevistos dentro de un período de tiempo razonable. Además, a diario se reciben consultas de propietarios que esperan una respuesta en poco tiempo para poder continuar con su trabajo, y de antemano un buen profesional debe intentar dar respuesta rápida a dichas consultas y evitar tiempos de espera innecesarios. A veces son los proveedores de servicios los que retrasan las acciones, pero tiene que ser el administrador el que actúa con rapidez para reducir al máximo los tiempos de respuesta.
• Cumplimiento de requisitos: cabe señalar que el administrador de fincas debe asegurarse de que se respeten los deseos o requisitos de la comunidad en cumplimiento de la normativa aplicable. Requisitos de accesibilidad, solicitud de tareas básicas de mantenimiento para la sostenibilidad del edificio, en definitiva, para asegurar que se respeten las necesidades diarias de la comunidad.
• Revisión periódica de la economía de la comunidad: los precios cambian cada año, incluidas nuevas necesidades que puedan surgir, por lo que cualquier buen administrador de finca debe revisar periódicamente la situación económica de la comunidad, identificar posibles necesidades con el fin de ajustar nuevos presupuestos a la realidad existente. De un vistazo, puede ver si la comunidad se apega al presupuesto aprobado o si necesita una actualización realista. De esta forma, los vecinos pueden conocer el verdadero costo anual de cada proveedor o servicio y, si es necesario, evaluar si es el momento de cambiar a otro con mejores ofertas para utilizar los ahorros en otros elementos necesarios.