Cómo tratar la destrucción de documentos en Málaga

Como todos sabemos, la ley no va a dejar de lado el manejo de información confidencial, por lo que el proceso de destrucción de empresas profesionales es de especial trascendencia. Todo es para proteger a clientes, empleados o proveedores.

Es común que muchas empresas almacenen una gran cantidad de documentos en sus archivos. Se mantienen facturas, nóminas o listas de clientes, que con el tiempo se han vuelto completamente innecesarias y contienen una serie de datos personales que deben mantenerse confidenciales. Por esta razón, es imposible deshacerse de estos archivos tirándolos o dividiéndolos en cuatro partes.

Si no toma las medidas necesarias de destrucción de documentos en Málaga, puede enfrentarse a sanciones o juicios importantes que puedan lesionar los intereses de la empresa. Si desea que su empresa en Málaga cumpla con la ley y proteja la información contenida en estos documentos, siga leyendo y conozca más.

Tipos de documentos y trato que se deben aplicar

Las empresas que se ocupan de documentos que contienen datos confidenciales deben levantarse y destruir los documentos de manera adecuada para evitar problemas.

Todos los documentos confidenciales, sin importar la poca información que proporcionen, deben destruirse utilizando métodos que los hagan inútiles e ilegibles para mantener la confidencialidad de los datos que contienen. Obviamente, romper el papel o tirarlo a la basura no es suficiente, por eso, estos métodos se utilizan para limpiar archivos:

• Incineración. Este método asegura la legibilidad de los datos contenidos en el documento. Muchas empresas eligen este método por una serie de factores como los documentos que no se pueden quemar en ningún lugar, y necesitan contar con instalaciones completas para asegurar que el fuego no se salga de control y no cause problemas.
• Trituración. El método de trituración es mejor que el método de incineración, y el papel se corta en una máquina dedicada con poco riesgo. Es fundamental que la máquina sea capaz de destruir los archivos correctamente, para garantizar que ya no se puedan reconstruir y que los datos que contienen no se puedan consultar.

Para ello, puede utilizar los servicios de una empresa externa que maneja el proceso de trituración en casa. Esta alternativa es sin duda la más recomendada y eficaz.

Consejos a la hora de tratar datos personales o confidenciales

Cuando se trata de información confidencial en su negocio, ya sea información relacionada con sus clientes o empleados, usted es responsable de tomar las medidas necesarias para protegerla. No asegurarse de que los datos estén protegidos adecuadamente puede causar problemas graves. Los siguientes son algunos consejos para manejar datos personales o confidenciales.

Control de acceso. Utilice contraseñas para controlar el acceso a información confidencial almacenada digitalmente y archive documentos en papel en un lugar seguro, no en un lugar al que cualquiera pueda acceder.

Use gabinetes de almacenamiento de archivos con cerradura. Los documentos confidenciales se guardan mejor en gabinetes de almacenamiento con cerradura donde solo unas pocas personas tienen llaves. Esto proporcionará un nivel adicional de protección.

Utilice el servicio de trituradora. Si necesita mantener la seguridad de su empresa destruyendo y reciclando documentos confidenciales de Málaga, asegúrese de que la empresa que elija pueda destruirlos de forma eficaz y evitar problemas como el robo de identidad.

Compruebe si puede entregar documentos confidenciales. Una cosa es almacenar documentos confidenciales de forma segura en sus propias instalaciones o realizar la destrucción de archivos, pero si realmente se requiere la entrega, es importante completar estos documentos de manera segura. Si se trata de documentos físicos que deben entregarse, es una buena idea utilizar un servicio de mensajería confiable. Para los documentos digitales que deben enviarse a un tercero, puede utilizar el correo electrónico o programas de intercambio de archivos.

Preocupado por la formación de los empleados. Cuando se trata de filtrar datos confidenciales, los propios empleados de la empresa a menudo corren el mayor riesgo porque no se proporciona la formación adecuada. Concéntrese en explicar por qué la confidencialidad de los datos es tan importante y luego brinde capacitación sobre la practicidad de proteger y manejar este tipo de archivos.