Cómo fichar si estamos teletrabajando

La obligatoriedad del registro de la jornada laboral se enfrenta a un nuevo reto: el teletrabajo. Muchas empresas buscan las fórmulas más efectivas para que sus empleados puedan fichar desde sus casas.

Hace más de un año entraba en vigor la nueva norma que obligaba a todos los trabajadores, excepto contadas excepciones, a registrar su jornada laboral. Este fue un momento de incertidumbre y de muchos cambios para los departamentos de recursos humanos que debían implantar sistemas que registraran las entradas y salidas de los empleados, en base a una norma que levantaba muchas dudas.

Después de un año de negociaciones y adaptaciones de la norma a las peticiones de empresarios y sindicatos, el panorama actualmente es muy diferente. El actual estado de pandemia ha llevado a que el propio gobierno recomiende el teletrabajo, siempre que sea posible. Aquellos trabajadores que durante el confinamiento seguían con su actividad laboral, tuvieron que convertir sus casas en oficinas y todo apunta que este modo de trabajo a llegado para quedarse.

Qué debemos tener en cuenta para elegir un sistema de fichaje efectivo

En el momento en el que se reguló el registro de la jornada laboral, muchas empresas optaron por el tradicional ‘papel y boli’ para registrar las entradas y salidas de sus empleados. En una cuadrícula los trabajadores firmaban al entrar y salir, pero pronto vieron los inconvenientes de un sistema poco flexible y limitado.

Así pues, los sistemas de control de la jornada que utilizaban la biometría fueron la solución más adecuada a las necesidades de las empresas y que mejor podía hacer cumpir con la norma. Los sistemas biométricos mediante huella dactilar o reconocimiento facial permitían un fichaje fiable, intransferible y seguro al impedir suplantaciones de identidad o sabotajes.

Sin embargo, fichar desde casa hace inviable aplicar soluciones de fichaje presencial, de tal forma que la mejor opción es fichar desde una App a través del móvil o un portal web desde el ordenador o tablet. Unos dispositivos móviles que ya forman parte de las herramientas habituales del trabajador y que por lo tanto no suponen una inversión para la empresa.

Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de implantar un sistema de fichaje a distancia, es la cantidad de empleados que van a tener que registrar la jornada laboral. Los sistemas de fichaje a distancia permiten el registro de una cantidad determinada de empleados que va desde los 10 trabajadores hasta más de 5000.

También es necesario definir las necesidades de la empresa, es posible que por el tipo de trabajo que desarrollen los empleados sea necesario un sistema de geolocalización. En este caso, la solución de fichaje puede tener como prestación la localización por gps de la persona que ficha en ese momento. Bien si se trata de una App o de fichaje a través de portal web, las coordenadas quedarán registradas en el software de gestión y se podrán consultar en cualquier momento por el trabajador y el administrador del sistema.

Otro de los aspectos fundamentales para implantar un sistema de registro efectivo es determinar cómo queremos que los empleados registren el tiempo de trabajo. Existen opciones en el mercado que solo permiten registrar el inicio y el final de la jornada, mientras otros tienen la opción de reflejar pausas, salidas programadas, incidencias, etc.

Finalmente, según la norma publicada en marzo del 2019, los registros de todos los empleados deben conservarse al menos durante 4 años en el lugar de trabajo y estar accesibles en caso de que un empleado quiera consultarlos. Por lo tanto, es importante que el sistema de fichaje permitan almacenar los datos, consultarlos y exportar informes de manera sencilla desde su software de gestión.

Estos informes pueden aportar mucho valor a los departamentos de recursos humanos, los datos extraídos permiten conocer de manera fehaciente la cantidad de horas trabajadas por cada empleado, el tiempo efectivo de trabajo y el tiempo empleado en pausas, como el café o salir a fumar.

El gobierno implantará sistemas de control

El Ministerio de Trabajo y Economía Social aprobará una nueva ley que regule el teletrabajo para garantizar que todos los trabajadores que se encuentran desarrollando esta modalidad no vean afectados sus derechos y prestaciones.

Esta norma pretende regular también las horas máximas trabajadas y los tiempos mínimos de descanso. Así como la flexibilidad a la hora de organizar la jornada laboral y garantizar que se cumplen con los mínimos de prevención de riesgos como fatiga visual, posturas corporales en el puesto de trabajo, etc.

El teletrabajo aporta notables ventajas como la mejor conciliación de la vida laboral- personal y para el empresario la reducción de costes en las oficinas, sin embargo hay que ser muy cauteloso a la hora de implantarlo y estar bien preparado.