¿Cómo se destruye el material que contiene información confidencial?
En una empresa, hay muchos documentos que requieren un manejo especial antes de que puedan destruirse. Nos referimos a documentos confidenciales. Estos documentos pueden ser contratos, nóminas, documentos que contengan información de la empresa o personal, billetes de banco ... Son documentos que no se pueden tirar más a la basura o al contenedor azul. Deben destruirse de acuerdo con la "Ley Orgánica de Protección de datos".
¿Por qué? La principal razón es que si no lo hace, la empresa puede enfrentarse a multas que oscilan entre los 10 y los 20 millones de euros, o entre el 2% y el 4% de la facturación de la empresa. Además, con la reforma de esta ley que entró en vigor el año pasado, con el fin de mantener la confidencialidad de los datos que contiene, la destrucción de documentos confidenciales se ha vuelto más importante que nunca. Si los documentos confidenciales no se destruyen correctamente, los competidores pueden robar los datos de sus competidores, contaminar el medio ambiente o quejarse de los clientes que se quejan de la filtración de sus datos personales.
Métodos para destruir los documentos confidenciales
El propio reglamento señala tres métodos para destruir documentos confidenciales:
- Incineración. Es quizá el método más radical y el que garantiza con mayor seguridad la ilegibilidad de esos documentos. Pero también es quizá el menos recomendable. Necesitas unas instalaciones perfectamente preparadas, donde se garantice que el fuego no se descontrolará y que no habrá ningún problema.
- Trituración. Es el más sencillo, pero también el más aburrido. Solo necesita una trituradora de papel y se puede hacer en cualquier lugar. Sin embargo, esto debe hacerse con frecuencia, porque si los documentos confidenciales se acumulan, pueden volverse aburridos o dañar la máquina. Además, debe elegir la trituradora correcta y no solo quedar satisfecho con cualquiera de ellas, esto asegura que una vez que el documento se destruye, no se puede reconstruir.
- Contrata una empresa externa. Ésta es la opción más eficaz y recomendada. Hay muchas razones por las que muchas personas prefieren este método porque ahorra tiempo y recursos y garantiza que el proceso se pueda completar correctamente. Por tanto, la empresa se olvidará de todo y dejará todo el proceso de destrucción a los profesionales. Afortunadamente, empresas como www.yoloborro.es pueden ayudarnos a realizar esta difícil tarea.
Además, este material también ingresa al proceso de reciclaje de papel, a través de este proceso, también ayudamos a evitar la contaminación y protegemos el medio ambiente. Además, una vez destruida, brindaremos la certificación necesaria para acreditar que la empresa ha cumplido con el marco legal vigente.
Si necesitas un tratamiento especial para tus documentos confidenciales, ponte en contacto con www.yoloborro.es. Ellos realizarán un análisis de tus necesidades y te presentarán un plan de destrucción de documentos personalizado para tu empresa.