¿Por qué usar un programa de facturación online?

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Hasta ahora ha sido muy habitual controlar la facturación y contabilidad de una empresa con hojas de cálculo o programas instalados en un ordenador de una empresa. Sin embargo, esta forma de trabajar presenta una serie de inconvenientes o limitaciones:

  • Existe la posibilidad de que pierdas la información ante una avería de tu ordenador.
  • Dependes del dispositivo donde tengas almacenados los archivos locales.
  • Te impide trabajar con el resto de compañeros de tu empresa de forma simultánea.
  • En muchas ocasiones, requieren desembolsos de dinero altos por la adquisición del programa.

¿Por qué usar un programa de facturación online?

En los últimos años ha evolucionado enormemente el mundo de internet y con él, la posibilidad de crear servicios en la nube. Uno de estos servicios que te pueden facilitar enormemente la gestión de tu negocio, es precisamente un programa de facturación online. Las ventajas que proporcionan este tipo de servicios respecto a las soluciones tradicionales son las siguientes:

  1. Vas a poder acceder al programa desde cualquier tipo de dispositivo con conexión a internet: ordenador, Tablet, móvil...
  2. Al encontrarse todo en internet, no dependes de que tu ordenador se averíe. Es común que estos servicios realicen copias de seguridad periódicos que te darán tranquilidad.
  3. Te puedes olvidar de actualizar la licencia del programa, de estar pendiente de instalar un antivirus o de añadir memoria RAM al ordenador donde esté ejecutándose el programa.
  4. Podrás trabajar de forma colaborativa tanto con tus compañeros de empresa, como con tus clientes o gestoría.
  5. Ahorrarás mucho tiempo gracias a la automatización de tareas periódicas y repetitivas.
  6. Ya no hará falta que tengas que esperar a que un técnico vaya a tu empresa para resolver problemas o dudas. Todo ello se resolverá de forma remota y al instante.
     

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de facturación?

Si estás pensando en elegir un software de facturación online, antes debes comprobar que tenga una serie de funcionalidades básicas:

  1. Poder gestionar varios tipos de documentos

Para la gestión correcta de tu empresa no solo hace falta hacer facturas, sino que también vas a necesitar hacer otro tipo de documentos como presupuestos, albaranes, facturas proforma, recibos o gastos. Revisa que el programa que elijas puede hacer todos los documentos que vas a necesitar.
 

  1. Sencillo e intuitivo
    De nada vale un programa que sea difícil de utilizar. Tú tienes que atender tu negocio y todas las operaciones que necesites realizar para facturar han de ser ágiles y rápidas. Por ese motivo es fundamental que estés cómodo utilizándolo y para eso, será imprescindible que sea sencillo e intuitivo.

     
  2. La información de tu empresa en un solo lugar

Es importante comprobar que toda la información asociada a la facturación de tu empresa se puede almacenar en el mismo sistema. Estamos hablando de tus contactos (clientes y proveedores), productos o servicios.

  1. Adaptable a tu imagen de marca

Has de verificar que el sistema elegido se puede adaptar a tu imagen de marca para dar una imagen profesional a tus clientes. Con esto nos referimos a poder incluir tu logotipo de empresa, colores corporativos, tipo de letra, idioma etc.

Además, piensa en lo siguiente… ¿y si pudieras dar acceso a tus clientes al programa de facturación para que vean y descarguen sus documentos? ¿Y si además la interfaz está personalizada con tu imagen de marca? Este es un valor añadido que sin duda tus clientes tendrán en cuenta y que te ayudará a fidelizarlos.

  1. Automatización de tareas periódicas

Este es un punto clave si de verdad quieres ahorrarte timpo y trabajo. Imagina que tienes prestas un servicio recurrente a un cliente por el que le cobras la misma cantidad todos los meses. ¿Para qué hacer una factura igual cada mes? Disponer de la posibilidad de hacer facturas periódicas o recurrentes es algo importante en este caso.

  1. Informes

Si quieres saber cómo evoluciona tu negocio, necesitarás disponer de informes y cuadros de mando que te muestren la información como la necesitas. De esa forma, podrás saber qué productos o servicios son más rentables, qué impuestos has de pagar a Hacienda o cuál es tu beneficio neto en un determinado trimestre.

  1. HTTPS

Hoy en día hablar de internet es hablar de seguridad y por eso, debes asegurarte de que la información que intercambies con este tipo de servicios se realice a través de protocolo HTTPS.

Esperamos haberte ayudado con este artículo a mejorar la gestión diaria de tu empresa o negocio.

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