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Ventajas de tener un software de gestión de gastos en tu empresa

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Cuando tienes una empresa hay muchas tareas que se pueden automatizar, especialmente aquellas rutinarias que no son el foco de tu negocio.

Es importante hacer este cambio porque así pasas a invertir tu tiempo en aquellas tareas que sí aplican directamente a tu negocio y tienen una repercusión directa sobre tus clientes.

El primer paso es identificar estas tareas que no son el foco de tu negocio pero que se tienen que llevar a cabo igualmente. Y después, buscar la forma de automatizar dichas tareas.

Dependiendo del sector al que pertenezca tu empresa, realizarás unas tareas u otras. Sin embargo, hay algunas que son comunes a todos, entre ellas la gestión de gastos en suministros.

Por qué tener un software de gestión de gastos

Además de lo anteriormente mencionado, la gestión de gastos también repercute directamente en la capacidad, energía y tiempo de tu equipo.

3 consecuencias negativas de una gestión ineficiente de gastos en tu empresa

  • Repercute en la capacidad de tu equipo: casi nadie sabe cómo se gestionan los gastos en suministros, qué hacer cuando llega una factura desorbitada, cómo hacer de forma eficiente un cambio de proveedor, etc.
  • Repercute en la energía de tu equipo: hablar durante horas con un operador para reclamar tu factura de electricidad, internet o teléfono consume (y mucho) la energía de las personas. Nunca te atienden a la primera, te ponen en espera, cuelgan, etc.
  • Repercute en el tiempo de tu equipo: muchas veces para hacer una gestión sencilla nos tiramos horas y horas pegados al teléfono o buscando documentación que podríamos dedicar a tareas que tengan una mayor repercusión en nuestra empresa.

¿Qué quiero decirte con esto? Que la gestión de gastos fijos de tu empresa sería una de las primeras tareas que deberías delegar o externalizar en un experto.

¿Cuáles son las ventajas de tener un software de gestión de gastos?

  1. La primera ventaja es dedicar tu tiempo en tareas que sí son el foco de tu negocio y tienen una repercusión directa sobre tus clientes.
  2. La facilidad de disponer de todas tus facturas de suministros en una única plataforma para que puedas descargarlas y consultarlas cuando quieras.
  3. El ahorro en los suministros de tu empresa, gracias a que un equipo revisa periódicamente tus facturas.
  4. La accesibilidad a un gestor o gestora a quien consultar tus dudas o solicitar gestiones siempre que te sea necesario.

Por qué es rentable automatizar la gestión de gastos en suministros de tu empresa

Ahora que están claras las ventajas que tiene tener un software de gestión de gastos en tu empresa, y entendiendo la repercusión que tiene la gestión de gastos en tu equipo, vamos a analizar la parte económica.

Un administrativo o una administrativa, que es quien se encarga de llevar este tipo de tareas en tu negocio, cobra aproximadamente 15€ cada hora de trabajo.

En consecuencia, para que tengas una visión de las tareas que realiza con respecto al dinero que cobra, sería algo así:

  1. Revisar una factura, le llevaría aproximadamente 1 hora, lo que supondría 15€.
  2. Buscar y comparar ofertas de otros proveedores, le llevaría aproximadamente 2 horas, en consecuencia, 30€.
  3. Dar de alta un nuevo suministro serían aproximadamente 50 minutos en el caso del agua, o 35 minutos en el caso de la electricidad. En salario estaríamos hablando de 12€ y 9€, respectivamente.

Solo con estas tres gestiones, un trabajador cobraría 66€ e invertiría 4 horas y 25 minutos de su tiempo, algo más de media jornada.

Un software de gestión de gastos puede costar al mes incluyendo todas las gestiones, menos de 15€ y tu equipo invertiría 0 minutos de su tiempo en este tipo de tareas.

¿Conclusión? Merece la pena probarlo.

Actualizado el