Lo que puedo destacar es que es muy importante capacitar a la gente, decirle qué debe hacer, cómo lo debe hacer y el momento en que lo tiene que hacer. ¿Cómo lo conseguimos rápida y eficazmente? Con un manual de procedimientos. En estos manuales se incluye paso a paso las actividades a desarrollar de manera secuencial, lógica e identificando al personaje que lo tiene que ejecutar, agilizando la toma de decisiones rutinarias y creando un expertise con el paso del tiempo que nos permite llegar a un punto óptimo en la producción/operación, comercialización de bienes o servicios y la administración del negocio.
Para algunos escuchar la palabra tecnología significa, pantallas, computadoras o sistemas complejos, cuando en realidad la podemos definir como: “La suma de técnicas, habilidades, métodos y procesos utilizados en la producción de bienes o servicios o en el logro de objetivos, como la investigación científica.” Es decir, que habrá empresas donde un dibujo es suficiente (clasificación de frutas) y habrá empresas donde se requiera alto grado de innovación (un auto de fórmula 1).
Ahora, ¿cómo se combina la tecnología en la elaboración de los manuales?: De dos maneras, la primera es al documentar precisamente cómo esas técnicas y herramientas funcionan dentro de mi compañía y que me permiten satisfacer las necesidades de mis clientes. Y la otra es cuando puedo tener una carpeta (física o digital) con todos los documentos necesarios para que la gente los utilice, los llene, conozca sus funciones y realmente logré el resultado para el que fue contratado.
Recomendamos que haya siempre un controlador de documentos y que sea él o ella quien se encargue de mantener actualizados en su última versión los manuales, así como de hacer disponibles de acuerdo con sus responsabilidades los archivos al personal que opera con ellos. Subiendo un poco de nivel, sería también la persona responsable de promover las auditorías a los procesos; esto en apoyo al área de aseguramiento o control de calidad inclusive.
Como siempre, el tener una metodología también es tener tecnología, así que si quieres conocer más al respecto te invitamos a revisar otros artículos de nuestro blog www.grupoalbe.com/blog y seguirnos en nuestras redes sociales también.